Polityka prywatności HR

Przetwarzanie danych pracowniczych oraz kandydatów do pracy

Celem niniejszej klauzuli informacyjnej jest wskazanie zakresu danych osobowych zbieranych i przetwarzanych przez Capgemini Polska Sp. z o.o., oraz opis sposobów ochrony danych osobowych, przetwarzanych w związku z możliwością nawiązania lub istniejącym stosunkiem zatrudnienia z Capgemini Polska Sp. z o.o.

1. Kto dokonuje zbierania danych osobowych?

Capgemini Polska Sp. z o.o., z siedzibą w 02-092 Warszawa, ul. Żwirki i Wigury 16a, (dalej “Capgemini”) jest Administratorem Danych, a Inspektorem Ochrony Danych jest Edward Gołda (e-mail: dprequestpoland.pl@capgemini.com), który zobowiązany jest do zapewnienia ochrony prywatności.

2. Jakie dane osobowe podlegają gromadzeniu i przetwarzaniu?

Capgemini przetwarza dane osobowe kandydatów do pracy, pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, oraz osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, zwanych łącznie dalej odpowiednio „Pracownikiem/Kandydatem”, bądź „Pracownikami/Kandydatami.”

Capgemini jest uprawniona do przetwarzania następujacych informacji:

·         Dane personalne, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wiek, adres, numery telefonów, adres e-mail, liczba dzieci, obywatelstwo, dane identyfikacyjne, dane wizowe, szczegóły pozwolenia na pracę, dane kontaktowe w nagłych wypadkach, dane na temat osób pozostających na utrzymaniu, stan cywilny, dane uposażonych z umów ubezpieczenia na życie, fotografie lub wizerunek;

·         Informacje finansowe dotyczące wynagrodzeń, świadczeń i ustaleń emerytalnych, takie jak szczegóły dotyczące płacy, rachunku bankowego, kodów podatkowych, kosztów podróży, opcji na akcje, planu zakupu akcji;

·         Informacje dotyczące rekrutacji, takie jak CV,  formularz podania o pracę, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, referencje (jeśli są rejestrowane), kwalifikacje, wyniki testów (jeśli dotyczy);

·         Informacje administracyjne dotyczące zatrudnienia, takie jak historia zatrudnienia i kariery zawodowej, kategorie zaszeregowania,  przełożeni, szczegóły dotyczące umowy o pracę, dane dotyczące nieobecności, dane dotyczące bezpieczeństwa, dane dotyczące stanu zdrowia i chorób, o ile przepisy prawa zezwalają na zbieranie takich danych, raporty z wypadków, oceny rozwoju osobistego, dane prawa jazdy i powiązanych dokumentów, informacje o kwalifikacjach, numery identyfikacyjne wydane przez organy państwowe;

·         Informacje o doświadczeniu zawodowym, takie jak życiorys zawodowy, kwalifikacje, szczegóły projektów, w których Pracownik/Kandydat uczestniczył, informacje o szkoleniach, informacje dotyczące mobilności;

·         Informacje na temat miejsca przebywania Pracownika/Kandydata na terenie obiektu Capgemini w zakresie, w jakim są rejestrowane przez systemy elektronicznych kart dostępu Capgemini oraz kamer wizyjnych;

·         Informacje IT i dane połączeń z systemami informatycznymi Capgemini;

·        Zdjęcia.

3. W jaki sposób pozyskuje dane osobowe?

Capgemini zbiera i przetwarza dane osobowe dostarczone bezpośrednio przez Pracownika/Kandydata. Capgemini pozyskuje część informacji poprzez utrwalenie zapisu interakcji Pracownika/Kandydata przy użyciu wszelkich platform elektronicznych wykorzystywanych przez Dział Kadr oraz poprzez utrwalenie zapisu rejestrowanego przez systemy elektronicznych kart dostępu Capgemini oraz monitoring wizyjny.

Capgemini może także przetwarzać dane osobowe uzyskane pośrednio, w szczególności:

·         Z zasobów globalnych w ramach Grupy Capgemini;

·         Od agentów/pośredników, dostawców usług, w tym agencji rekrutacyjnych;

·         Od podmiotów trzecich, które dostarczyły dane osobowe w ramach polecenia do procesu rekrutacyjnego;

·         Od Towarzystw Ubezpieczeniowych celem rozliczenia zdarzenia ubezpieczeniowego;

·         W zakresie danych osobowych wykorzystywanych w postępowaniach sądowych, rozstrzyganiu sporów oraz wymaganych przez organy administracyjne;

·         Od agencji marketingowych lub eventowych w zakresie jakim są to dane wykorzystane do prowadzenia procesów rekrutacji;

·         Poprzez branżowe ogólnodostepne bazy danych, takie jak Pracuj.pl, LinkedIn, Infopraca.pl i inne publicznie dostępne źródła takie jak np. katalogi internetowe i telefonicznie.

4. Dla jakich celów Capgemini zbiera, przechowuje i przetwarza dane osobowe?

Cele, dla których Capgemini przetwarza Dane Osobowe Pracownika/Kandydata, obejmują w szczególności następujące czynności:

·         Rekrutację, w tym rekrutacje przyszłe oraz weryfikację kandydatów zgodnie z przepisami krajowymi;

·         Ocenę wyników pracy i szkolenia;

·         Obsługę wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych (w tym opcji na akcje, planu nabycia akcji pracowniczych lub innych planów/świadczeń firmowych);

·         Rutynowe czynności zarządcze, takie jak przydzielanie do projektów, awanse, działania dyscyplinarne, rozpatrywanie skarg;

·         Oferowanie profesjonalnych usług konsultantów potencjalnym klientom Capgemini (np. poprzez dostarczanie informacji o doświadczeniach z poprzednich projektów);

·         Obsługę bieżących świadczeń, w tym osobistego planu emerytalnego Capgemini, programu ubezpieczeń na życie, systemu prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych;

·         Analizę zatrudnienia, np. porównanie skuteczności różnych programów rekrutacji i/lub utrzymania Pracowników;

·         Przestrzeganie przepisów BHP i innych obowiązków Capgemini jako pracodawcy;

·         W razie potrzeby przetwarzanie w celu umożliwienia Capgemini korzystania ze swoich praw i/lub realizacji obowiązków pracodawcy, o ile wymagają tego przepisy prawa kraju, w którym ma siedzibę Administrator Danych;

·         IT, bezpieczeństwo, bezpieczeństwo cybernetyczne i kontrola dostępu;

·         Zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie karierą i mobilność także przy użyciu automatyczniego przetwarzania, w tym profilowania;

·         Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna;

·         Zarządzanie zasobami Spółki;

·        Monitoring wizyjny i elektroniczny w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa Pracownika/Kandydata ze względu na sposób, ilość i jakość wykonywanych czynności;

·         Dziełania prewencyjne w zakresie zabezpieczenia mienia Capgemini przed np. kradzieżą bądź zniszczeniem, jak również nieautoryzowanym wyciekiem danych i ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa, bądź dostępem do nich osób nieupoważnionych;

·         Kontrole i statystyka.

5. Na jakiej podstawie prawnej zbierane są dane osobowe?

Capgemini przetwarza dane osobowe na podstawie:

·      W celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych osobowych;

·      W celu wykonania umowy, której stroną jest Pracownik\Kandydat;

·       Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych osobowych, tj.:

Prawa Pracownika/Kandydata

§   Uzasadnione oczekiwanie osoby w zakresie przetwarzania jej danych osobowych;

§  Zarządzanie danymi w ramach obsługi zapytań i realizacji uprawnień osób, których dane dotyczą (z wyłączeniem procesowania danych po zgłoszeniu żądania do usunięcia danych osobowych);

§  W celu archiwizacji baz danych osobowych;

§   Profilowanie w celach analitycznych;

§   Realizacje dodatkowych uprawnień  pracowniczych (benefity, kursy, szkolenia itp);

§   Przechowywanie dokumentów pracowniczych na wypadek roszczeń pracowniczych;

§   Przechowywanie dokumentów i plików z nagrań;

§   Dozwolony monitoring;

Przeciwdziałanie korupcji

§   Działania prewencyjne w ramach organizacji wdrożone na podstawie wewnętrznych polityk Capgemini;

§   Zarządzanie Ryzykiem Zgodności;

Sieć IT i zapewnienie cyberbezpieczeństwa

§  Sieci IT i bezpieczeństwo informacji w odniesieniu do zarządzania profilami, zakresem uprawnień, hasłami Pracownika/Kandydata;

§   Wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach analitycznych i związanych z podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji;

Podanie danych osobowych jest wymagane przepisami prawa, albo niezbędne do wykonania obowiazków umownych. W sytaucji braku dostarczenia danych osobowych nie będzie możliwym:

·         Wykonanie obowiązków Administatora na rzecz osoby, której dane dotyczą w zakresie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego, przepisów podatkowych i ochrony socjalnej;

·         Przesyłanie komunikacji marketingowej lub informacji handlowych ( w tym związanych z procesem rekrutacyjnym) i weryfikacja aplikacji rekutacyjnych;

·         Profilowanie Pracowników lub Kandydatów w celu przygotowania odpowiedniej dla nich oferty rekrutacyjnej;

·         Analiza mająca na celu przeciwdziałanie korupcji;

·         Weryfikacja i zapewnianie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa Pracowników/Kandydatów i ochrony mienia Capgemini.

6. Jak długo dane osobowe bedą przetwarzane?

Capgemini będzie uprawnione do przechowywania danych osobowych tak długo jak wymagają tego obowiązujące przepisy prawa albo przez okres, w którym niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych dla celów określonych w niniejszej Klauzuli Informacyjnej, jednak nie dłużej niż 10 lat liczonych od daty rozwiązania zatrudnienia. W zakresie danych rekrutacyjnych Capgemini będzie je przetwarzała przez okres nie dłuższy niż 3 lata od ich uzyskania.

W zakresie monitoringu wizyjnego: Capgemini będzie uprawnione do przechowywania danych osobowych standardowo przez 30 dni od wykonania nagrania, a w sytuacji, gdy nagranie stanowi dowód zaistnienia czynu zabronionego nie dłużej niż 10 lat liczonych od daty wykonania nagrania.

Po zakończeniu przetwarzania, dane osobowe i kopie dokumentów zawierających te dane zostaną zanonimizowane lub usunięte z wszelkich urządzeń elektronicznych, natomiast kopie papierowe zostaną zniszczone. W zakresie obowiązków Pracodawcy dot. archiwizacji kartotek pracowniczych Capgemini będzie postępować w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Komu zostaną udostępnione dane osobowe?

Capgemini nie udostępnia danych osobowych Pracowników/Kandydatów podmiotom trzecim w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa bądź bez uzyskania uprzedniej zgody osoby, której dane dotyczą.

Spółki zależne Capgemini bądź jej Partnerów Strategicznych
Capgemini może powierzać dane osobowe swoim Spółkom Zależnym (spółki kontrolowane bezpośrednio lub pośrednio przez Capgemini SE) oraz Partnerom Strategicznym współpracującym z Capgemini w ramach świadczenia usług i towarów.

Podwykonawcy
Capgemini może powierzać dane osobowe swoim podwykonawcom świadczącym usługi w ramach przetwarzania informacji, obsługi zamówień, świadczenia obsługi klienta, przeprowadzenia badań/analizy potrzeb rynkowych bądź przeprowadzenia ankiety satysfakcji. Podwykonawcy będą zobowiązaniu do zachowania odpowiedniego poziomu ochrony bezpieczeństwa informacji poufności danych.

Organy administracyjne i rządowe
Jeśli będzie to wymagane na mocy przepisów prawa, w związku z prowadzonymi sporami sądowymi lub na wniosek organów administracyjnych i rządowych skierowany do Capgemini z wezwaniem do udostępnienia danych osobowych, Capgemini zobowiązana jest do ujawnienia tych danych w zakresie zdefiniowanym przez te podmioty przy uwzględnieniu celów bezpieczeństwa narodowego, egzekwowania przepisów prawa lub innych celów o znaczeniu publicznym, jeśli to ujawnienie jest konieczne lub uzasadnione.

Podwykonawcy
Capgemini może powierzać dane osobowe swoim podwykonawcom świadczącym usługi w ramach przetwarzania informacji, obsługi zamówień, świadczenia obsługi klienta, przeprowdzenia badań/analizy potrzeb rynkowych bądź przeprowadzenia ankiety satysfakcji. Podwykonawcy bedą zobowiązaniu do zachowania odpowiedniego poziomu ochrony bezpieczeństwa informacji poufności danych.

Organy administracyjne i rządowe
Jeśli bedzie to wymaganym na mocy przepisów prawa, w związku z prowadzonymi sporami sądowymi lub na wniosek organów administracyjnych i rządowych skierowany do Capgemini z wezwaniem do udostępnienia danych osobowych, Capgemini zobowiązana jest do ujawnienia tych danych w zakresie zdefiniowanym przez te podmioty przy uwzględnieniu celów bezpieczeństwa narodowego, egzekwowania  przepisów prawa lub innych celów o znaczeniu publicznym, jeśli to ujawnienie jest konieczne lub uzasadnione.

Podmioty zlokalizowane w państwach trzecich, zlokalizowane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Capgemini zapewni, iż przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego zlokalizowanego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dokonane będzie w zgodności z wymogami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych i z odpowiednim poziomem zabezpieczeń bezpieczeństwa informacji. Pracownik/Kandydat, którego dane dotyczą może w każdej chwili zażądać uzyskania informacji odnośnie zakresu danych osobowych przetwarzanych przez niniejsze podmioty, a także uzyskać listę podmiotów, którym udostępniono dane osobowe poprzez wysłanie zapytania na adres mailowy: dprequestpoland.pl@capgemini.com.

Podmioty zlokalizowane w państwach trzecich zapewnią ochronę bezpieczeństwa danych osobowych na poziomie nie niższym aniżeli poziom zabezpieczeń stosowany przez Capgemini i będą związane odpowiednimi umowami o zachowaniu poufności.

8. W jaki sposób dane osobowe będą zabezpieczone?

W celu zapobiegania nieautoryzownemu dostępowi lub ujawnieniu danych osobowych, zostały wprowadzone w Capgemini procedury zabezpieczeń fizycznych, elektronicznych i organizacyjnych mające na celu ochronę zbieranych danych osobowych oraz stosuje się praktyki i standardy branżowe przy wdrażaniu procedur i systemów zapobiegania udostępnianiu danych osobowych nieupoważnionym osobom oraz ich przypadkowej utracie, uszkodzeniu lub zniszczeniu.

Wszystkie Spółki Zależne Capgemini są zobowiązane do przestrzegania norm bezpieczeństwa ustanowionych przez Capgemini SE oraz są odpowiednio monitorowane.

Zgodnie z art. 33 i 34 RODO, biorąc pod uwagę poziom ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, Capgemini zgłasza naruszenia Danych Osobowych władzom i/lub Pracownikom/Kandydatom, których dane dotyczą, w przypadku stwierdzenia naruszenia ich bezpieczeństwa, poufności lub integralności.

9. W jaki sposób Pracownik/Kandydat może zarządzać swoimi danymi osobowymi?

Capgemini jest zobowiązana do utrzymywania poprawności danych osobowych. Capgemini umożliwia dostęp do danych osobowych w zakresie wyświetlania, aktualizacji poprzez platformę TETA HRM lub za pośrednictwem dprequestpoland.pl@capgemini.com.

Pracownik/Kandydat może zgłosić wniosek za pośrednictwem adresu mailowego dprequestpoland.pl@capgemini.com w zakresie usunięcie własnych danych osobowych, zażądania informacji o zakresie danych osobowych przetwarzanych przez Capgemini na swój temat oraz zażadania dostarczenia kopii tych informacji w formie dokumentu w powszechnie używanym formacie.

Pracownik/Kandydat może zażądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych lub zakresu przetwarzanych danych osobowych. Pracownik/Kandydat może zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych i jak również wobec przekazywania danych osobowych do innych Spółek Zależnych.

Dane osobowe mogą podlegać czynnościom zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Prosimy zwrócić uwagę, iż Pracownik/Kandydat może w każdym czasie zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych w drodze zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prywatności i ochrony biezpieczeństwa infromacji, osoba ktorej dane dotyczą jest uprawniona do złożenia skargi do Prezesa UODO.

10. Jak skontaktować się z Capgemini?

W celu uzyskania szerszych informacji w zakresie sposobu przetwarzania i korzystania z danych osobowych przez Capgemini zapraszamy do odwiedzenia strony internetowej lub do kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej: dprequestpoland.pl@capgemini.com

HR Privacy Policy EN

Polityka prywatności

W przypadku niezgodności pomiędzy wersją polską i angielską niniejszej klauzuli informacjnej, wersja polska będzie miała pierwszeństwo stosowania.