Gen AI a procesy Intercompany – rewolucja w handlu i uzgadnianiu sald

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, duże międzynarodowe firmy stają przed wyzwaniem procesowania ogromnych ilości informacji, związanych z transakcjami Intercompany. Przesyłanie każdego dnia wielkiej liczby faktur wystawianych ręcznie, niesie ze sobą wbudowane ryzyko błędów. Co gorsza, rośnie ono wraz z wielkością handlu w ramach grupy kapitałowej. Błędy spowalniają pracę zespołów finansowych, przyczyniają się do konieczności dokonywania odpisów księgowych, wpływają negatywnie na przepływy gotówkowe oraz mogą powodować trudności przy audycie deklaracji podatkowych.

Manualne procesy w ramach Intercompany pochłaniają bardzo dużo czasu księgowych, którzy muszą śledzić otwarte pozycje, przeglądać arkusze kalkulacyjne w poszukiwaniu informacji, wysyłać emaile do partnerów handlowych oraz uzgadniać dane pomiędzy poszczególnymi spółkami. Wszystko to odbija się na widoczności sald Intercompany. Uzgodnienie pozycji wielu różnych spółek w ramach całej grupy stanowi często bardzo duże wyzwanie nawet dla doświadczonych księgowych. Zwłaszcza, że konieczne jest uzgadnianie danych pochodzących z różnych systemów ERP, ksiąg pomocniczych, dysków wspólnych, emaili itp. Nawet aktualizacja kursów walut potrafi skomplikować cały proces.

Przekładając to na problemy biznesowe, wiele firm nie potrafi zoptymalizować swojego wewnętrznego łańcucha dostaw, co skutkuje niekonkurencyjnym modelem operacyjnym. Co więcej, korporacje międzynarodowe muszą być świadome, że Urzędy Skarbowe poszczególnych państw coraz dokładniej monitorują optymalizacje podatkowe, w tym ceny transferowe. Wszelkiego rodzaju wątpliwości w rozliczaniu transakcji Intercompany, mogą negatywnie rzutować na opinię na temat całej grupy kapitałowej.

Jak sztuczna inteligencja rewolucjonizuje myślenie o handlu Intercompany

Doradzając naszym Klientom, często widzimy, że właśnie z takimi problemami muszą się mierzyć podczas każdego zamknięcia miesiąca (i na co dzień). W tym właśnie miejscu z pomocą przychodzą najnowsze rozwiązania w postaci platform IT pozwalających na efektywne zarządzanie wszystkimi transakcjami Intercompany ze wsparciem sztucznej inteligencji.

Pre-konfigurowane fakturowanie pozwala na automatyzację księgowań wprost do globalnej księgi pomocniczej (subledger) Intercompany. Jednak największe korzyści, jeżeli chodzi o wydajność, możemy osiągnąć przy wdrożeniu sztucznej inteligencji do analizy rozbieżności w saldach. Wszelkiego rodzaju wyjątki, czy błędy są natychmiast oznaczane. Wbudowany workflow pozwala na szybkie wyjaśnienie spornych faktur. Użytkownik końcowy może szybko przejrzeć transakcje, skupiając się na tych, które stanowią jakiegoś rodzaju odstępstwo od zdefiniowanych reguł.

Ostatecznie usprawnia to również proces nettingu każdego miesiąca. Efektywna współpraca między działami księgowości a treasury pozwala na szybkie rozliczenie faktur i dokonanie jedynie niezbędnych płatności w ramach grupy, dalej usprawniając przepływ gotówki.

Korzyści z implementacji rozwiązań bazujących na sztucznej inteligencji

Przede wszystkim, implementując rozwiązania z komponentem sztucznej inteligancji, możemy stosować modele predykcji trendów. Platformy do zarządzania Intercompany analizują ogromne ilości danych księgowych i identyfikują z wyprzedzeniem potencjalne problemy, które mogłyby opóźnić proces zamknięcia miesiąca. Sztuczna inteligencja potrafi również określić słabe punkty w istniejących relacjach handlowych wewnątrz grupy, usprawniając przyszłe transakcje.

Uwalniając czas księgowych, sztuczna inteligencja pozwala im bardziej skupić się na analizie danych oraz lepszym podejmowaniu decyzji. Możliwe jest to dzięki wdrożeniu raportowania transakcji niemalże w czasie rzeczywistym. Od dawna wiadomo, że wizualizacja danych zdecydowanie ułatwia ludziom ich zrozumienie i podjęcie działań.

Idąc dalej, przekłada się to na redukcję ryzyka związanego z błędami, odpisami księgowymi, a nawet potencjalnymi karami. Transakcje księgowane są w obu spółkach w tym samym czasie. Automatyczne kontrole sprawdzają, czy nałożone marże są zgodne z ustalonymi cenami transferowymi oraz uwarunkowaniami podatkowymi.

Jak Capgemini pomaga klientom?

Konsultanci pracujący w takich międzynarodowych zespołach jak IFAO Consulting w sposób unikalny łączą wiedzę księgową z najnowszymi trendami IT i ich wykorzystaniem na platformach księgowych. W szczególności w przypadku procesów Intercompany pomagamy naszym klientom w reorganizacji ich zespołów, zwiększając efektywność poprzez wdrożenia oparte na narzędziach wykorzystujących Sztuczną Inteligencję. Przekłada się to na konkretne wartości dla firm – przyspieszając przebieg zamknięcia miesiąca, poprawiając przepływ gotówki i dając zespołom finansowym odpowiednie możliwości, by wspierać potrzeby biznesowe, mitygować ryzyka podatkowe oraz polepszać „rachunek zysków i strat”.