Meerderheid organisaties denkt dat productiviteitswinst van thuiswerken ook na corona blijft

De meeste organisaties hebben in het derde kwartaal van 2020 een sterke productiviteitswinst geboekt door werknemers op afstand te laten werken. Medewerkers worden evenwel geraakt door het gevoel dat ze altijd ‘aan moeten staan’. Dit blijkt uit een nieuw rapport van het Capgemini Research Institute getiteld “The future of work: from remote to hybrid. Om zowel de voordelen van werken op afstand te blijven benutten als aan de verwachtingen van medewerkers te blijven voldoen, moeten organisaties het juiste werkmodel vinden met een meer gebalanceerde hybride aanpak. Hiervoor dienen leiders de effectiviteit van bestaande structuren opnieuw te overwegen en organisatorische silo’s en barrières tussen teams af te breken.

De productiviteit van werknemers is in het derde kwartaal van 2020 bij 63% van de organisaties gestegen dankzij minder reistijd, flexibele werkschema’s en het gebruik van virtuele samenwerkingstools. IT- en digitale functies (68%) nemen het voortouw in productiviteit, gevolgd door klantenservice (60%) en sales en marketing (59%). Digitalisering en het gebruik van technologieën zoals kunstmatige intelligentie hebben organisaties geholpen om de productiviteit op deze gebieden te verbeteren. Minder productiviteitsverhoging wordt gemeld in functies zoals productie/fabricage, R&D/innovatie en supply chain, die meer locatiegebonden zijn: slechts 51% van de onderzochte organisaties zegt in deze gebieden productiviteitsverbetering te hebben gerealiseerd.

Organisaties voorspellen een algemene productiviteitsstijging van 17% in de komende twee tot drie jaar. Bovendien heeft 88% de afgelopen drie tot vier maanden een kostenbesparing gerealiseerd dankzij het werken op afstand. Zo’n 92% verwacht een verdere besparing in de komende twee tot drie jaar.

Bijna 70% van de organisaties gelooft dat de productiviteitswinst van werken op afstand duurzaam is en verder gaat dan de pandemie. Dit zal echter in hoge mate afhangen van hoe snel organisaties leren en zich heroriënteren – rekening houdend met veranderingen in de mentaliteit van werknemers en het opbouwen van individuele en organisatorische veerkracht.

Werken op afstand blijft bestaan, maar gaat op in hybride model

In de komende twee tot drie jaar verwachten ongeveer drie op de tien organisaties dat meer dan 70% van hun medewerkers op afstand werkt, tegenover slechts 10% voor de uitbraak van Covid-19. Bijna de helft (48%) van de organisaties ziet hun totale behoefte aan kantoorruimte met minstens 10% afnemen. Daarnaast verwacht ongeveer 45% van de medewerkers drie dagen of meer per week op afstand te werken, wat duidt op een snel stijgende acceptatie van hybride werkmodellen.

Terwijl de productiviteit van werknemers is gestegen, uiten werknemers hun bezorgdheid over het werken op afstand op de lange termijn. Zo’n 56% maakt zich zorgen over de verwachtingen van ‘altijd aan’ te moeten staan. Jongere werknemers hebben meer steun nodig om de stress die gepaard gaat met onzekerheid aan te pakken: het percentage werknemers in de leeftijd van 26-35 jaar dat stress ondervindt stijgt de komende tijd tot 60%. Deze bezorgdheid doet vragen rijzen over de vraag of de productiviteitswinst op lange termijn kan worden volgehouden voor een succesvol hybride werkmodel.

Het onderzoek laat ook zien dat nieuwe medewerkers zich niet betrokken voelen in een situatie waarin zij op afstand moeten werken. 54% van de nieuwe medewerkers voelt zich “verward en verloren” tijdens hun eerste dagen in hun bedrijf; 52% was zich niet eens bewust van de waarden en voordelen van hun organisatie. 38% van de bestaande medewerkers vond het bovendien moeilijker om virtueel samen te werken met nieuwe medewerkers.

Support, verbinding en vertrouwen sleutel tot hybride werken

De beperkingen van volledig werken op afstand wijzen op een toekomst die gebaseerd is op een hybride model, dat een evenwicht zoekt tussen thuiswerken en werken op kantoor. Dit model is gericht op het differentiëren van het bedrijf en het opbouwen van de werknemerspropositie. Organisaties moeten de juiste balans vinden voor een hybride aanpak en leiders moeten bestaande structuren ter discussie stellen, de effectiviteit van bedrijfsmodellen heroverwegen en organisatorische silo’s en barrières tussen teams afbreken. Het Capgemini rapport geeft hiervoor de volgende aanbevelingen:

• Heroverweeg het sourcingmodel om “leveren van waaruit je bent” mogelijk te maken: het wegnemen van de noodzaak voor mensen om op een werkplek aanwezig te zijn, betekent dat organisaties hun grenzen voor het aantrekken van talent kunnen verleggen naar een flexibel personeelsbestand, inclusief freelancers of ZZP’ers.
• Herdefinieer leiderschap en stimuleer autonomie, empathie en transparantie: stel medewerkers in staat om data-gestuurde beslissingen te nemen, gebruik data om medewerkers op afstand te managen en verbeter leiderschapsvaardigheden zoals empathie, actief luisteren en aanpassingsvermogen.
• Werk aan een “vertrouwde” werkcultuur met nieuwe collectieve rituelen: bouw digitale gemeenschappen om het doel en het gevoel van verbondenheid te activeren en omarm nieuwe collectieve rituelen, zoals meer virtuele teambuildingsactiviteiten.
• Installeer een robuuste digitale infrastructuur om naadloos digitaal werken te versnellen: IT-teams moeten snel schakelen naar een digitale infrastructuur die veerkracht, wendbaarheid en schaalbaarheid biedt. Organisaties moeten ook gericht investeren in hun medewerkers en hun expertise in het gebruik van nieuwe tools.

“Om de productiviteitswinst te behouden moeten prestatiemanagementsystemen worden geüpgraded om de productiviteit en het resultaat te meten, in plaats van de output en de geregistreerde uren van de werknemers”, zegt Marjolein Wenderich, verantwoordelijk voor People & Organization bij Capgemini Invent. “Ons onderzoek toont aan dat de invloed op de geestelijke gezondheid van het personeel in een afgelegen omgeving schadelijk kan zijn. Leidinggevenden moeten daarom actief ingrijpen en extra ondersteuning bieden om een omgeving te creëren waarin mensen openlijk over hun zorgen kunnen praten en een beter evenwicht tussen werk en privéleven kunnen bevorderen. Het communiceren van de waarden en overtuigingen van de organisatie op een impactvolle manier en het ontwikkelen van een gevoel van vertrouwen voor medewerkers zijn kritische aspecten voor het leggen van sterkere banden. Dit alles, ondersteund door een geschikte digitale infrastructuur om naadloos digitaal werken mogelijk te maken, kan de efficiëntie van de werknemers bevorderen en uiteindelijk de ondersteuning van een hybride werkmodel.

Kijk hier voor verdere aanbevelingen en meer informatie over dit onderzoek.

Onderzoeksmethodologie

In dit onderzoek heeft Capgemini leiders van 500 organisaties uit verschillende sectoren wereldwijd ondervraagd. Het onderzoek had betrekking op organisaties met een omzet van ten minste 1 miljard dollar. Daarnaast heeft Capgemini ook 5.000 medewerkers ondervraagd. Beide onderzoeken zijn uitgevoerd in september-oktober 2020. Capgemini heeft ook meer dan 12 diepte-interviews gehouden met academici en leidinggevenden.