Bent u al VUCA-bestendig?

Wie zijn wij?

Wij zijn een groep van business analisten, architecten en projectleiders bij Capgemini. Ons doel is om bewustzijn over (milieu)duurzaamheid te stimuleren en de kennis van onze collega’s en onze klanten te vergroten. De groep bestaat uit Nienke van der Burg, John Christiaanse, Frans van der Lek, Timo Haakman, Hans van Rijs, en Hans van Zanten. Gezamenlijk behandelen we onderwerpen op het gebied van duurzaamheid en IT in een blogserie.

We leven in een ‘VUCA-wereld’

Dit is een uitspraak die we vaker tegenkomen in een wereld die steeds complexer wordt en waarin veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen. VUCA staat voor: Volatility, Uncertainty, Complexity en Ambiguity, oftewel: Volatiel (Turbulent), Onzeker, Complex en Ambigu (dubbelzinnig). Het is een denkmodel bedacht in 1987, gebaseerd op de leiderschapstheorieën van Warren Bennis en Burt Nanus.

Maar wat betekenen deze termen nu eigenlijk?

Het zijn verstorende invloeden:

1. Volatiliteit
   Onverwachte en instabiele invloeden, waarvan niet duidelijk is hoe lang deze zullen aanhouden. Voorbeeld: plotselinge verhoging van brandstofprijzen.
2. Onzekerheid
   Hierbij weten we de basisoorzaak van een invloed, maar hebben hier te weinig informatie over om te kunnen voorspellen of tegenmaatregelen zullen werken. Denk hierbij aan concurrentie van een geheel nieuwe dienst of product die een disruptieve uitwerking heeft op de markt.
3. Complexiteit
   Denk hierbij aan de economie, waarin vele factoren een rol (kunnen) spelen. Hierbij vormt de grote hoeveelheid onderling verbonden variabelen de uitdaging.
4. Ambiguïteit (dubbelzinnigheid)
   Hierbij is weinig informatie voorhanden, en zijn oorzaak en gevolg lastig vast te stellen. Het lijkt chaos. Denk aan een nieuw te veroveren domein waar nog geen ervaring mee is.

Omgaan met verstorende invloeden

Goed kunnen omgaan met verstorende invloeden is cruciaal om op langere termijn te kunnen overleven. Het is daarom zaak om over verstorende invloeden meer te weten.

VUCA is goed bruikbaar in het kader van duurzaamheid. Door inzicht te krijgen in de verschillende soorten verstorende invloeden (van binnen en buitenaf) kunnen organisaties hiermee leren omgaan, tegenmaatregelen implementeren, en zo op lange termijn overleven. Strategisch wendbaar worden dus.

Laten we wat voorbeelden van tegenmaatregelen geven:

1. Tegen volatiliteit kan je van tevoren ruimte incalculeren in de vorm van buffers of extra capaciteit. Dat vergt van een organisatie natuurlijk investeringen die op termijn voldoende waarde moeten opleveren.
2. Onzekerheid kan worden verminderd door kennis te vergaren, goed geïnformeerd te zijn, bijvoorbeeld door goed te observeren. Als organisatie is dat vaak lastig omdat belangrijke maar zwakke signalen (weak signals) niet altijd worden gezien, niet op waarde worden geschat, en niet worden gebruikt om bij te sturen. Met meer bewuste aandacht hiervoor kun je als organisatie deze zwakke signalen beter waarnemen, duiden, en gebruiken.
3. Om complexiteit te kunnen doorgronden moet je kijken naar de variabelen en elementen die voor de organisatie cruciaal zijn, en ervoor zorgen dat daarvoor de juiste expertise op de juiste plaats in de organisatie voorhanden is. Ook dit kun je in je organisatie inrichten.
4. Bij ambiguïteit is het cruciaal om zo snel mogelijk inzicht te krijgen door causale verbanden in de chaos te ontdekken. Dit stelt hoge eisen aan het lerend vermogen van een organisatie.

Strategisch wendbaar en weerbaar worden

Bovenstaande vergt veel van een organisatie. Deze zal wendbaard en weerbaar (agile) moeten zijn. Dat vergt kennis, zowel van het eigen functioneren als van de beïnvloedende signalen uit de omgeving. Meten van de eigen prestaties en het herkennen van relevante zwakke signalen (weak signals) uit de omgeving zijn randvoorwaarden. Met deze kennis kun je scenario’s ontwikkelen en evalueren, en kan je bijsturen met maximaal inzicht.

Door duurzame, optimale communicatie en samenwerking tussen de organisatieonderdelen en de mensen binnen deze onderdelen, kan de organisatie zich duurzaam concentreren op het leveren van waarde (producten en diensten) aan de stakeholders. Organisaties zijn echter vaak (nog) niet ingericht om de ontwikkeling van producten en diensten te stroomlijnen. Zoals de wet van Conway beschrijft: elke organisatie die een systeem (in brede zin des woords) ontwerpt zal een ontwerp produceren waarvan de structuur een kopie is van de communicatiestructuur van de organisatie.

Het is dus ook zaak om de organisatie aan te passen, en wel op basis van de structuur van de producten en diensten die geleverd worden. Dit vergt teams die zelfstandig producten en diensten van begin tot eind (inclusief onderhoud) kunnen leveren en daarbij rechtstreeks contact hebben met de afnemers ervan. Daarmee ontstaat de basis van een wendbare (agile) organisatie die in staat is om veranderingen in de omgeving snel te herkennen, op waarde te schatten, een optimale verandering van richting te bepalen, en bij te sturen.

Zo ontstaat een organisatie die door kennis, inzicht en veranderingsvermogen duurzaam kan (blijven) leren en functioneren.

Meer weten? Wij helpen u graag verder!

• Onze Academy biedt trainingen om uw organisatie agile te maken:

SAFe® for Architects (ARCH) – (NL): In deze training komen de architectuur-gerelateerde onderwerpen en de architect-rollen uit SAFe uitgebreid aan de orde. Dit is dus dé training voor architecten die in een SAFe-omgeving werken. Meer informatie: https://academy.capgemini.nl/training/safe-architects-nl

• Open Agile Architecture O-AA™ (NL)

(NL): In deze training leer je over Open Agile Architecture, een raamwerk met best practices om Agile Architecture te leveren ter ondersteuning van digitale transformatie en het creëren van bedrijfswaarde. Meer informatie: https://academy.capgemini.nl/training/open-agile-architecture-nl