De Obeya: een sleutel tot verbeterde efficiëntie en samenwerking

In de complexe wereld van bedrijfsstrategieën en transformaties biedt de Obeya een nieuwe manier van samenwerken, gebaseerd op inzicht en overzicht.

De meerderheid van organisaties heeft te maken met uitdagingen bij het realiseren van hun strategieën en transformaties. Regelmatig zien wij bij organisaties dat bedrijfsstrategieën vaak enkel een idee blijven of een papieren tijger/document op de plank.

Onze ervaring leert dat er weinig overzicht, structuur en transparantie is in waar de organisatie zich naartoe beweegt of men denkt vaak in silo’s. De Obeya helpt hierbij door een nieuwe manier van samenwerken mogelijk te maken, gebaseerd op inzicht en overzicht, waardoor strategische doelen daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden.

De Obeya in een notendop

Het woord “Obeya” betekent letterlijk “grote kamer” in het Japans. Het concept werd voor het eerst geïntroduceerd door Toyota tijdens de ontwikkeling van de Prius, hun eerste hybride auto.

De Obeya is de plek waar kennis en informatie samenkomen en strategie zich doorvertaald naar verschillende niveaus. Dit kan zowel in fysieke als in virtuele vorm.  Teams weten daarin hoe zij bijdragen aan de visie. Verschillende lagen van de organisatie kunnen namelijk gebruikmaken van de Obeya: op organisatie-, afdelings-, programma-, project-, en teamniveau. Door het visuele overzicht, is het duidelijk welke projecten en activiteiten waarde leveren en hoe zij bijdragen aan het bereiken van de gestelde doelen. 

Een Obeya biedt een direct en visueel overzicht van verschillende organisatieonderdelen. Van strategie tot prestatie, en van lopende acties tot risico’s. Het faciliteert een voortdurende dialoog over prestaties en de voortgang richting de gestelde doelen.

De belangrijkste thema’s binnen de Obeya

Strategie

Binnen het thema strategie verbind je de lange termijnvisie met doelen en initiatieven om een uitvoerbare strategie op te zetten. Bijvoorbeeld door het opstellen van Objectives and Key Results (OKRs). Dit biedt vervolgens richting en ondersteuning voor de betrokken teams.

Prestatie

Hierin worden grafische weergaves van de voortgang op KPI’s en OKRs gebruikt om voortdurend duidelijkheid te bieden over de voortgang in relatie tot het einddoel.

Portfolio

Binnen het portfolio beheert de organisatie of het programma alle activiteiten en wordt de nadruk gelegd op hoe deze activiteiten duurzame en effectieve waarde opleveren.

Risico’s & knelpunten

Hierin brengt de organisatie relevante risico’s of knelpunten in kaart om effectieve besluitvorming te ondersteunen en om tijdig bij te sturen.

Lopende acties

Visualiseer de dagelijkse werkzaamheden en beheer deadlines, en benadruk successen terwijl je urgente taken prioriteert.

De voordelen van de Obeya voor jouw organisatie

Het overzicht en inzicht in hoe elementen zich tot elkaar verhouden zorgt voor een verbeterd inzicht. Ook genereert de Obeya een verhoogde flexibiliteit door een wendbare en aanpasbare aanpak met behulp van Agile en Lean principes.

Dit, gecombineerd met intensieve samenwerking tussen teams door transparantie en dialoog, bevordert het vertrouwen en resulteert in betere besluitvorming, waarbij problemen duurzamer worden opgelost.

De effectiviteit en snelheid van besluitvorming worden vergroot door effectieve vergaderingen waarin actuele data en informatie worden gedeeld, wat gezamenlijk snelle beslissingen mogelijk maakt.

Verhoogde betrokkenheid binnen de organisatie wordt bereikt door gedeeld eigenaarschap, terwijl het visueel maken van strategische doelen helpt bij het helder communiceren van de strategie naar alle niveaus.

“In essentie helpt de Obeya organisaties om hun werkzaamheden te stroomlijnen, de samenwerking te verbeteren en sneller in te spelen op veranderingen. Het is een krachtig hulpmiddel dat bedrijven kan helpen om wendbaar te blijven in een dynamische markt.”

Implementatie van de Obeya

Capgemini’s ontwikkelde aanpak bestaat uit drie stappen. Allereerst brengen wij de strategie en portfolio in kaart. In deze eerste stap wordt de huidige strategie en het portfolio geïnventariseerd door middel van interviews en workshops. Waar nodig scherpen we deze nog aan zodat de informatie geschikt is voor de Obeya.

Vervolgens gaan we de Obeya opzetten en doorontwikkelen. Een eerste versie van de (virtuele) Obeya-ruimte is opgeleverd en in gebruik genomen, waarbij Obeya-facilitators de teams begeleiden. Denk bijvoorbeeld aan het vaststellen van de doelen voor het gebruik van de Obeya, het effectief inzetten van de Obeya en het optimaliseren van de prestatiegerichte dialoog.

Tenslotte komt het opschalen van de Obeya aan bod. In deze laatste stap wordt gekeken naar de gewenste opschaling van de Obeya, zowel binnen de lijnorganisatie als tussen verschillende teams.

Belangrijke uitdagingen & aandachtspunten

1. De implementatie van de Obeya

De implementatie van de Obeya kan uitdagend zijn omdat het een cultuurverandering vereist, waarbij teams moeten wennen aan nieuwe rollen, en het inplannen van regelmatige Obeya-meetings. Dit vraagt om duidelijke communicatie en de bereidheid om transparanter en flexibeler te werken, wat soms weerstand kan oproepen.

2. Het inrichten van de Obeya

Het inrichten van een Obeya, zowel fysiek als digitaal, vergt tijd en middelen. Een fysieke ruimte moet goed doordacht zijn en visueel overzicht bieden, terwijl een digitale Obeya vraagt om gebruiksvriendelijke software en toegankelijkheid voor alle teamleden. Het succesvol opzetten is cruciaal voor het bevorderen van samenwerking en het behalen van bedrijfsdoelen.

Ontdek de kracht van Obeya

Met volledige toewijding, actieve deelname van teamleden en een toegankelijke omgeving excelleert de Obeya als een integraal onderdeel van de vooruitgang binnen afdelingen, programma’s of projecten.  Het biedt een gestructureerde en visuele manier om de samenwerking te bevorderen en de besluitvorming te versnellen.

Wil je meer inzicht krijgen in de Obeya en wat dit expliciet voor jouw team en organisatie kan betekenen? Of wil je eens samen naar een voorbeeld Obeya kijken of zien hoe wij verschillende klanten hebben geholpen met een Obeya? Aarzel dan niet om contact op te nemen met een van onze Capgemini-collega’s.