Una compañía de seguros de salud implementa una herramienta de automatización de documentos para producir folletos de beneficios con más precisi

	Reto del cliente La compañía de seguros médicos quería producir de forma precisa y eficiente folletos de beneficios que describieran los paquetes de seguros de los miembros y cumplir con el objetivo de enviarlos en menos de 60 días.
	Solución Capgemini colaboró con la empresa sanitaria para identificar una nueva herramienta que permitiera agilizar el proceso de producción sin fricciones y reducir los errores.
	Beneficios Producción de cuadernos de prestaciones más rápida y sin fricciones y liberación Categorización e identificación fiable de errores Formación más rápida para los nuevos empleados

Innovación con fines de aspiración

Cuando se trata de seguros de salud, la información precisa y oportuna sobre las prestaciones es de absoluta importancia para los clientes. Cualquier discrepancia o retraso en el proceso de entrega puede obstaculizar el uso de las prestaciones o dar lugar a decisiones difíciles relacionadas con la salud. Comprendiendo esto, una de las mayores compañías de seguros médicos de reserva con sede en EE.UU. identificó la necesidad de mejorar la velocidad y la precisión con la que producía y distribuía los folletos de prestaciones.

Sin embargo, identificar el reto y resolverlo eran dos cosas distintas. La empresa sabía que necesitaba un socio que le ayudara a lograr el éxito que imaginaba. A partir de 2015, la organización amplió su relación existente con Capgemini, que ya colaboraba con la empresa en el desarrollo y la gestión de aplicaciones. En los años siguientes, los socios entregaron los folletos de prestaciones con mayor rapidez, pero no alcanzaron el objetivo de enviarlos a sus clientes en menos de 60 días.

Nuevas herramientas para nuevas ambiciones

En 2020, Capgemini estaba decidida a cumplir la ambición de 60 días de la empresa. Para ello, el equipo del proyecto llevó a cabo una amplia investigación para identificar nuevas tecnologías y oportunidades de mejora de los procesos que permitieran obtener las ganancias de eficiencia necesarias. Tras esta revisión, Capgemini comprendió que había dos áreas principales en las que se podía mejorar la producción de folletos: agilizar los procesos y procedimientos mediante la automatización, y estandarizar las actualizaciones de idiomas siempre que fuera posible.

Cada año, la compañía de seguros de salud actualizaba el lenguaje utilizado en sus folletos de beneficios para mantenerse al día con las regulaciones y los cambios en los productos que ofrecía. Esto requería anteriormente que cada cambio fuera completado manualmente por los miembros del equipo del proyecto. Para mejorar la velocidad con la que se podía hacer, Capgemini introdujo una nueva herramienta Magic Wand basada en macros que copia automáticamente el texto actualizado en el formato del folleto. Esto redujo sustancialmente las tareas manuales y repetitivas que requerían el tiempo y la atención de los empleados, a la vez que redujo los errores humanos, lo que condujo a un proceso de producción más fluido.

Para mejorar aún más la precisión del lenguaje en los cuadernillos, Capgemini identificó una segunda herramienta basada en macros que identifica errores en la redacción y los destaca para su corrección. La herramienta utiliza errores anteriores para aprender reglas que aplica rápidamente a la nueva oleada de cuadernillos, lo que mejora la capacidad del equipo para identificar problemas pre-categorizados. Se trata de los nuevos requisitos añadidos ese año, que representan la mayor fuente de errores. De este modo, la herramienta de inspección no sólo mejoró la exactitud de los cuadernillos, sino que también ayudó a comunicar los retos y a hacer que las partes interesadas de la empresa fueran conscientes de los fallos del proceso que podían corregirse.

Por último, Capgemini introdujo una nueva herramienta de formación que mejoró sustancialmente el ritmo de incorporación de nuevos empleados. Originalmente, se necesitaban seis meses para preparar completamente a un nuevo miembro del equipo para la producción de folletos. Con la nueva herramienta, esto se redujo a un solo mes, garantizando que el equipo estuviera debidamente preparado para los períodos intensos y de gran volumen resultantes de la inscripción abierta anual.

La innovación ofrece información crítica a los clientes

Con las nuevas herramientas para procesar los folletos de prestaciones y la mejora de los métodos de formación, los socios lograron su objetivo de entrega en 60 días, produciendo folletos de mayor calidad y precisión, sin necesidad de que los empleados experimentados realicen un trabajo largo y repetitivo. Este nuevo proceso sin fricciones garantiza que los afiliados al seguro médico tengan acceso a la información esencial de forma rápida y más fiable, y puede repetirse anualmente.

Tras este éxito, los socios tienen previsto seguir racionalizando los procesos de producción y control de calidad. Al identificar las oportunidades de mejora de ambas partes, la asociación se asegurará de que ni la compañía de seguros de salud ni sus miembros experimenten otra cosa que no sea una información de beneficios de calidad ejemplar.

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