RheinEnergie aprovecha la minería de procesos para esbozar su transformación futura

RheinEnergie se esfuerza por ofrecer constantemente un servicio de alta calidad

RheinEnergie es un proveedor regional de energía líder en Alemania que opera principalmente en los sectores de la electricidad, el gas natural y el suministro de agua. Con su fuerte presencia regional y su apuesta por la energía sostenible, la empresa desempeña un papel crucial a la hora de ofrecer soluciones energéticas fiables y respetuosas con el medio ambiente a sus clientes de la región de Colonia y alrededores.

Para garantizar que siempre pueda ofrecer un servicio al cliente de alto valor, RheinEnergie se centra en el avance constante de sus funciones y procesos internos. Mediante el análisis de las actividades de los procesos, así como de su interdependencia e impacto mutuo y de los flujos de datos inherentes, RheinEnergie se esfuerza por lograr la eficiencia operativa, la gestión de activos, el cumplimiento y el servicio al cliente, impulsando en última instancia un mejor rendimiento y sostenibilidad en el sector y para sus clientes.

Descubrir la información oculta en los datos de contratación

RheinEnergie se enfrentaba al reto de optimizar sus procesos operativos de compras y cuentas a pagar. En concreto, la empresa quería aumentar la transparencia de los procesos, ser más eficiente y reducir los costes asociados al trabajo manual y a las desviaciones no deseadas de los procesos. Debido a que su estructura departamental había provocado fricciones operativas, RheinEnergie también deseaba una solución que le proporcionara un conocimiento exhaustivo de sus procesos de aprovisionamiento y cuentas a pagar a nivel transaccional, identificara los cuellos de botella y agilizara sus flujos de trabajo.

Para lograr todo esto, la empresa se propuso aprovechar la minería de procesos, una tecnología de vanguardia que utiliza datos de registro de eventos para visualizar, analizar y optimizar los procesos. Al implantar esta solución, RheinEnergie validaría sus presuntos puntos débiles y tomaría decisiones mejor informadas y basadas en datos para agilizar sus operaciones de aprovisionamiento.

Un gemelo de proceso digital para controlar los resultados en el mundo real

Una vez establecido su plan, la empresa se asoció con Capgemini Invent debido a su sólido historial de éxito en proyectos de transformación de las compras y a la asociación preexistente a largo plazo de la que disfrutaban ambas organizaciones.

Impulsado por la colaboración y la comprensión mutua de los objetivos clave del proyecto, el equipo del proyecto proporcionó una solución utilizando la tecnología de minería de procesos de Celonis EMS, que permitió la visualización de los procesos de adquisición y AP. Este enfoque se basó en el establecimiento de una conexión de datos con el sistema ERP de RheinEnergie y en la implantación de un canal de extracción, transformación y carga (ETL). Además, el equipo del proyecto preparó y transformó los datos al tiempo que desarrollaba un modelo de datos para los procesos Purchase-to-Pay (P2P) y AP. Por último, se desarrollaron cuadros de mando personalizados para análisis específicos de casos de uso.

Al crear un gemelo digital del proceso P2P de la empresa, la solución ofrecía una visión integral desde la creación de una orden de compra hasta la recepción de mercancías y la compensación de facturas. Esto permitió a RheinEnergie identificar las causas profundas de las actividades no deseadas del proceso, las desviaciones, el reprocesamiento manual y los bucles del proceso, al tiempo que ofrecía una transparencia total de las operaciones específicas, lo que permitía a RheinEnergie obtener información a través de la supervisión continua del proceso.

El análisis del gemelo del proceso digital arrojó beneficios cuantitativos y cualitativos

En talleres conjuntos, RheinEnergie y Capgemini Invent identificaron las ineficiencias de los procesos, así como sus causas y las medidas de optimización para cada uso respectivo. El equipo del proyecto realizó un análisis de costes y beneficios para cada medida potencial y recomendó un plan de implantación coherente.

Las medidas cuantitativas identificadas arrojaron un valor aproximado de 350 mil euros un año después de su aplicación y de 2 millones de euros cinco años después.

Como resultado de esta investigación, las medidas de optimización recomendadas que se esbozaron para RheinEnergie incluían la tasa de automatización de las actividades del proceso relativas a la verificación de los datos de las facturas, la documentación de las mercancías recibidas y las reservas de facturas sin contacto. Además, la empresa reconoció la necesidad de definir proveedores y grupos de productos adecuados para ser gestionados y pedidos a través de una solución de e-Procurement. Las medidas de optimización cualitativa analizadas tienen un efecto positivo en la calidad y precisión de los datos del proceso P2P, su tiempo de ejecución y la comprensión global del proceso de principio a fin. Estas medidas incluyen, entre otras, la celebración periódica de reuniones interfuncionales y la digitalización de la liberación de pedidos. El análisis digital del proceso permite la transparencia, la supervisión y la colaboración interdepartamental entre compras y contabilidad en función de los datos.

Los resultados del proyecto allanan el camino para la creación conjunta de valor

El plan de implantación propuesto recomendaba a RheinEnergie emprender medidas de optimización cualitativa para poder beneficiarse rápidamente de la mejora de la calidad y la transparencia de los datos. Como resultado, los esfuerzos futuros, como la automatización de procesos, tendrán un efecto más profundo en el proceso P2P de la empresa. Al proporcionar información adicional sobre la secuencia real de las actividades del proceso y su tiempo de ejecución medido, el proyecto ofrece a RheinEnergie la oportunidad de tomar decisiones más objetivas y específicas sobre, en primer lugar, el uso de los recursos empleados y, en segundo lugar, el flujo del proceso y el propio modelo operativo actual. Además, se hizo evidente a nivel de gestión que la tecnología de la minería de procesos también puede aprovecharse para otros procesos empresariales, por ejemplo los procesos de la cadena de suministro mediante el seguimiento del flujo de bienes y servicios salientes hasta la facturación y el pago entrante, la gestión de las relaciones con los clientes mediante el análisis del recorrido de la experiencia del cliente, las actividades de recursos humanos en el ámbito de la contratación y la incorporación, o en el ámbito de la auditoría mediante el seguimiento del cumplimiento y el descubrimiento de actividades fraudulentas. Los resultados de nuestro proyecto conjunto de minería de procesos P2P constituyen un argumento favorable para seguir utilizándolo.

Además, el éxito de la ejecución del proyecto reforzó la larga relación con el cliente. Durante el proyecto más reciente, Capgemini Invent ayudó al departamento de compras de RheinEnergie a analizar su rendimiento percibido y a prestar un apoyo más eficaz a sus clientes internos y partes interesadas. Actualmente estamos debatiendo los pasos inminentes para aprovechar los resultados de la manera más eficaz. Capgemini Invent valora enormemente la relación con RheinEnergie y está decidida a maximizar el valor para el cliente.