La minería de procesos promete una gestión más rápida de la inmigración en UDI

Reto para el cliente: UDI quería encontrar nuevas formas de aumentar la velocidad de tramitación de sus solicitudes de asilo y quería conocer el potencial de la minería de procesos en este campo.

Solución: Trabajando con Capgemini, UDI lanzó un proyecto de prueba de valor y demostró que la minería de procesos ofrecía una oportunidad sustancial y escalable de mejora a través de sus procesos de inmigración.

Ventajas::

• 20 millones de NOK de valor potencial anual
• Prueba del aumento de la eficiencia en el proceso de asilo
• Mayor flexibilidad, conocimiento y escalabilidad de los esfuerzos de mejora del proceso

Esforzarse por agilizar y facilitar los trámites de inmigración

Con el aumento de las tensiones en todo el mundo, la inmigración se ha convertido en una cuestión cada vez más importante, con la que todos los países deben prepararse para lidiar. A medida que los refugiados y otros inmigrantes buscan seguridad y un nuevo hogar, los gobiernos deben ser capaces de actuar con mayor rapidez para defender los intereses de sus ciudadanos y de las personas vulnerables que se encuentran a sus puertas. En Noruega, el Departamento de Inmigración (UDI) se encarga de gestionar las solicitudes de asilo y de alojar a los solicitantes durante todo el proceso.

Esto incluye el procedimiento de Dublín, que determina el país responsable del solicitante de asilo. Este tipo de procesos pueden ser largos y estresantes para todos los implicados, por lo que UDI ha hecho de la tramitación lo más eficiente posible de las solicitudes de asilo su misión permanente. Aunque el departamento ya había logrado importantes éxitos e incluso recibió un premio por acortar los plazos de tramitación en 100 días, esta labor resultó difícil de reproducir y ampliar.

UDI inició una búsqueda de herramientas y metodologías que pudieran ayudarle a mejorar. Tras identificar el potencial de la minería de procesos, el departamento seleccionó a Capgemini para que le ayudara a ejecutar un proyecto de prueba de valor con el fin de determinar el impacto que podría tener este enfoque basado en datos.

Demostrar el valor de la minería de procesos

En el centro del proyecto estaba la necesidad de determinar si los datos de UDI eran aptos para la minería de procesos, en qué medida podían mejorarse y hasta qué punto podían mejorar las operaciones diarias. Para responder a estas preguntas, Capgemini organizó y gestionó una serie de talleres en los que participó una muestra representativa de UDI, incluidos líderes empresariales, analistas de procesos y trabajadores de casos de múltiples departamentos.

Trabajando con el software de minería de procesos Celonis, UDI y Capgemini establecieron un modelo de datos basado en trazas digitales del sistema de gestión de casos asylumn de UDI. A continuación, los socios trabajaron en el procedimiento de Dublín utilizando la minería de procesos de Celonis para identificar el potencial de mejora. Basándose en el trabajo realizado durante los talleres, UDI y Capgemini estudiaron cómo la minería de procesos afectaba a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección, el equipo de excelencia operativa y los trabajadores de casos.

Cimentar el futuro

Tras el proyecto, UDI y Capgemini demostraron que la minería de procesos ofrecía grandes oportunidades para mejorar sustancialmente los procesos de solicitud de asilo. Sólo los tres casos de uso más importantes demostraron un valor empresarial anual potencial para UDI de más de 20 millones de coronas noruegas. Además, como parte de este proyecto, Capgemini ayudó a UDI a establecer un modelo operativo para desplegar rápidamente la minería de procesos como parte de las operaciones diarias, basarse continuamente en el trabajo previo y hacer operativos los hallazgos.

Con una sólida comprensión del potencial de la minería de procesos en la mano, UDI está ahora equipada para llevar a cabo una aplicación más amplia que hará que las solicitudes de inmigración en Noruega sean más eficientes y menos estresantes. Con espíritu innovador y la determinación de simplificar al máximo los procesos de asilo, UDI está preparada para dar el siguiente paso hacia el futuro de la inmigración.