Aumentar la eficacia operativa y la transparencia con una transformación completa de S/4HANA

Como uno de los principales grupos de telecomunicaciones de Nepal, la empresa proporciona servicios de telecomunicaciones modernos y rentables a un gran porcentaje de la población del país. Sin embargo, algunos de los procesos de la organización no eran estándar y tenían hasta diez años de antigüedad, lo que motivó un cambio crucial a SAP S/4HANA. Con ello, el proveedor buscaba aumentar la eficiencia operativa mediante la racionalización y estandarización de los procesos de negocio, así como mejorar la transparencia de los datos mediante la automatización.

Para lograrlo, la empresa buscaba un socio que pudiera ayudar en la transición de su sistema SAP ECC 6.0 a S/4HANA y apoyar mejor sus funciones de finanzas, recursos humanos, compras y ventas. Para garantizar la máxima eficiencia y resultados de esta transición, la empresa se puso en contacto con Capgemini.

Una implementación completa de S/4HANA con ADMnext for SAP Solutions

Al aplicar ADMnext for SAP Solutions, el equipo de Capgemini comenzó la transformación ayudando a la empresa a realizar la transición desde su proveedor actual en un ajustado plazo de dos semanas. Esto supuso la gestión de todos los procesos operativos actuales de SAP ECC 6.0 y el apoyo a la gestión de las aplicaciones en las funciones principales, que incluían los módulos de Finanzas (FI), Controlling (CO), Mantenimiento de la planta (PM), Gestión del capital humano (HCM), Gestión de materiales (MM) y Sistemas de proyectos (PS).

A continuación, el equipo ejecutó el cambio de SAP ECC 6.0 a SAP S/4HANA. Además de los módulos principales, los socios implementaron aplicaciones Fiori, análisis integrados y un gestor de soluciones, junto con programas de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC) y Gobierno de Datos Maestros (MDG) dentro de S/4HANA.

Anteriormente, el grupo de telecomunicaciones había utilizado Excel para realizar el análisis del flujo de caja. Gracias a la transición, ahora se realiza en tiempo real y deja de ser manual, lo que permite a la empresa evitar errores de cálculo humanos y, al mismo tiempo, acelerar los procesos esenciales. Capgemini también supervisó la automatización del cambio y el cobro de la lógica de permisos mediante un esquema personalizado dentro de SAP HCM. Por último, los socios acortaron drásticamente los procesos de aprobación en determinadas áreas de RRHH.

En el ámbito de las compras, el equipo completó una integración completa de la plataforma Coupa para la gestión del gasto, lo que benefició sustancialmente al departamento de tesorería de la empresa. Anteriormente, la gestión de proveedores era un proceso manual realizado a nivel de grupo, lo que significaba que las aprobaciones llevaban mucho tiempo. El equipo de Capgemini trabajó para integrar rápidamente una nueva plataforma en toda la organización para la aprobación rápida de proveedores. Al agilizar el proceso de firma del propietario del proyecto (PO), los socios eliminaron la necesidad de cualquier aplicación de terceros. Además, el equipo del proyecto llevó a cabo una migración de los datos heredados de los activos de arrendamiento, junto con la puesta en marcha de importantes cambios fiscales y una nueva Caja de la Seguridad Social, y la entrega con éxito de los programas de gestión de gastos de las fases 1 y 2 de Coupa.

Mientras tanto, el equipo de Capgemini apoyó a las unidades de negocio a través de Teams y grupos de WhatsApp 24×7. Durante la pandemia, se simplificó todo el proceso de nóminas. Mientras tanto, el número de solicitudes de servicio aumentó mientras que las incidencias disminuyeron, y la facilidad de uso aumentó al mismo tiempo. En general, estos esfuerzos aportaron los siguientes beneficios clave

• 80 horas de ahorro de tiempo mensual
• Puntuación de satisfacción del cliente de 4,8 sobre 5
• Reducción sustancial de los esfuerzos de extracción manual, de los tiempos de validación y ejecución de las transacciones y de los errores de cálculo humanos gracias al análisis del flujo de caja en tiempo real
• Se ha renovado todo el proceso de adquisición gracias a la rápida aprobación de los proveedores y a la automatización de la creación de PR-PO.
• Enorme reducción del tiempo y los costos asociados a la integración de Coupa
• Simplificación y estandarización de todo el proceso de pago con la automatización del seguimiento de facturas y las conciliaciones bancarias automáticas (EBRS)
• Los procesos de aprobación se acortaron drásticamente en ciertas áreas de RRHH
• Mejora y redefinición de la experiencia del empleado mediante una mejor prestación de servicios y gestión de los procesos de HCM.

Una línea clara sobre un futuro sólido

Gracias a esta exitosa transformación de ECC a S4/ HANA, la empresa está deseando continuar su contrato de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones con Capgemini. Los socios están planeando construir sobre este éxito con una expansión de la transformación en la Nube, que implicará mover más de 80 aplicaciones a la Nube utilizando diferentes Hiperescaladores, incluyendo Google Cloud Platform, AWS y Azure.