Hel.fi -palvelun teknologiavalinta ja arkkitehtuurin päivitys

Capgeminin strateginen kumppanuus Helsingin kaupungin kanssa on jatkunut yli 10 vuotta. Yhteistyöhön on mahtunut satoja kaupungin digitalisaatiota ja toimivuutta edistäviä hankkeita. Tuorein esimerkki on kuntalaisia palvelevan hel.fi -palvelun uudistustyö, jonka suuntaa Capgemini on määrittänyt teknologiavalinnan ja sivuston arkkitehtuurin osalta.

Hel.fi on Helsingin kaupungin tärkein digitaalinen palvelu, joka toimii kaupungin pääviestintäkanavana, ohjeistaa kaupungin palveluista ja niiden käytöstä, sekä ylläpitää päätöksenteon läpinäkyvyyttä kuntalaisille.

Sivusto koostuu noin 500 000 html-sivusta, mikä tekee palvelusta yhden suurimmista sivustoista – ei pelkästään Suomen mittakaavassa, vaan myös globaalisti. Noin 2,5 miljoonaa kävijää etsii ja löytää palvelusta tietoa joka kuukausi, ja hel.fi on valittu mm. Euroopan parhaaksi verkkosivustoksi.

20-vuotiaan palvelun mittava uudistus

Vuodesta 2003 lähtien käytössä ollut sivusto perustuu (vielä 2022 keväällä) suurilta osin alkuperäiseen teknologiaan. Helsinkiläisten kannalta keskeisen digitaalisen palvelun ensimmäinen versio oli tullut tiensä päähän, joten toukokuussa 2019 kaupunki käynnisti laajamittaisen uudistuksen, jossa parannetaan taustalla pyörivän teknologian lisäksi sivuston käytettävyyttä ja asiakaslähtöisyyttä.

“Koronakriisi on ollut hyvä osoitus siitä, kuinka tärkeä rooli teknisesti toimivalla ja helppokäyttöisellä verkkosivustolla on kaupungin viestinnässä. Jotta hel.fi voisi palvella kuntalaisia jatkossa entistäkin paremmin, tarvitsimme apua erityisesti aikaa kestävän teknologiavalinnan määrittelyssä.”

– Kalle Mikkolainen, projektipäällikkö, Helsingin kaupunki

Helsingin kaupunki valitsi Capgeminin kumppanikseen konseptoimaan uutta hel.fi -palvelua, kartoittamaan vaihtoehtoiset teknologiat, sekä suunnittelemaan sivuston arkkitehtuurin ja johtamaan sen toteutusta käytännön kehittämisvaiheessa.

“Capgeminin konsultointiosaaminen ja teknologiakentän laaja tuntemus vakuuttivat meidät hankintavaiheessa. Saimme niin vahvat näytöt tiimin osaamisesta, ettei ollut tarvetta lähteä tekemään vertailua puitesopimuksen muiden toimittajien kanssa.”

“Alusta lähtien oli selvää, että hel.fi -sivuston poikkeuksellinen laajuus tulee olemaan määrittävä tekijä teknologiavalinnan ja arkkitehtuurin taustalla. Mittakaava on todella iso, puhumattakaan sivuston tärkeydestä satojen tuhansien kuntalaisten kannalta.”

– Sami Urpila, Senior Sales Manager, Capgemini Finland

Konseptointi, teknologiavalinta ja sivuston arkkitehtuuri

Konseptointi

Capgeminin osaaminen on ollut osa ratkaisua projektin alkumetreiltä. Työ lähti liikkeelle konseptoinnilla, jossa luotiin perusedellytykset uudelle versiolle hel.fi -sivustosta. Kuntalaisten osallistaminen oli tärkeä osa uudistetun palvelun konseptointia, joten ihmisten ajatuksia kerättiin pelillisin keinoin mm. Helsingin keskustakirjasto Oodissa järjestetyssä tilaisuudessa.

“Meille oli tärkeää olla mukana projektissa alusta lähtien. Jo ensi metreillä konseptoinnissa tunnistettiin tiettyjä tarpeita, jotka ohjasivat myöhemmin teknologiavalintaa ja toteutusta.”

Konseptoinnin myötä vahvistui muun muassa päätös sivustorakenteen uudistumisesta siten, että uusi hel.fi rakentuu toimialarakenteen sijaan palvelukohtaisesti. Kävijöitä kiinnostaa esimerkiksi mihin lapsen saa päiväkotiin ja kouluun, tai mistä kaupungin liikuntapaikat löytyvät. Palveluiden korostaminen nähtiin parhaaksi tavaksi kasvattaa sivuston asiakaskeskeisyyttä.

“Periaatteessa vaihtoehtona olisi ollut pelkkä vanhan sivuston siirto Drupalin päälle. Halusimme kuitenkin kehittää sivustokokonaisuutta vahvemmalla otteella. Siksi päivitys kohdistettiin myös sivustorakenteeseen, ja keinoina on hyödynnettä palvelumuotoilua sekä käyttöliittymäsuunnittelua.”

Teknologiavalinta

Konseptoinnin lomassa Capgeminin kolmihenkinen konsulttitiimi kartoitti teknologiakentästä vaihtoehtoiset alustat ja toimitti suosituksen Helsingin kaupungille.

“Teknologiavalinnassa korostui alustan ominaisuuksien lisäksi se, mikä ratkaisu palvelisi meitä parhaiten pitkälle tulevaisuuteen, ja mille teknologialle löytyy jatkossa osaamista Suomesta. Tähän kaivattiin erinomaista alatuntemusta, koska valintaan sitoudutaan parhaassa tapauksessa yli 15 vuodeksi. Niin kauas tulevaisuuteen ei ole helppo nähdä, miten erilaiset teknologiat kehittyvät ja mikä niistä on vielä silloinkin toimiva vaihtoehto.”

Drupal nousi kartoituksessa parhaaksi vaihtoehdoksi, ja päätös uudistaa hel.fi -pääsivusto alustalle syntyi lopulta nopeasti. Alusta vastasi tärkeimpiin odotuksiin, ja teknologiaan liittyvä osaaminen on Suomessa korkealla tasolla.

Pääsivuston lisäksi hel.fi sisältää merkittävän määrän kampanjaluonteisia sisältöjä ja sivustoja, joita täytyy pystyä hallinnoimaan ketterästi. Näihin oli jo aiemmin käytetty avoimen lähdekoodin WordPress-julkaisujärjestelmää, mutta teknologioiden rooli ei ollut yksiselitteinen. WordPress päädyttiin ottamaan mukaan pienten kampanjaluonteisten sivustojen teknologiaksi.

“Kokemus kertoi, että WordPressiä tullaan käyttämään riippumatta siitä, onko se mukana teknologia-stackissä vai ei. Siksi oli parempi vaihtoehto tarjota se käyttöön. Capgemini osoitti tässä hyvää pelisilmää, sillä moni muu olisi lukittautunut pelkkään Drupaliin. Rakensimme WP:n päälle palvelun, josta pienten sivustojen hallinnoijat voivat valita kaupungin teeman sekä sivuston kapasiteetin ja aikavälin, jolloin sivusto on aktiivinen.”

Arkkitehtuuri ja toteutus

Sivuston arkkitehtuurin perusta hahmoteltiin aikaisessa vaiheessa, ja työt uudeksi alustaksi valitun Drupalin parissa alkoivat pian teknologisen määrittelyn jälkeen.

Arkkitehtuurin käytännön toteuttamista johtamaan valittiin Capgeminin Roni Kantis (Delivery Architect), jolla on mittava kokemus Drupal-sivustoista.

Uudistustyö etenee pala kerrallaan monitoimittajayhteistyössä. Työn edistyminen vaatii jatkuvaa suunnittelua, sillä vanha sivusto ei vastaa rakenteeltaan uutta sivustoa. Pääarkkitehti Roni Kantisin lisäksi Capgeminilta on ollut Drupal-kehittäjä mukana osallistumassa kehitystyöhön.

“Meidän tärkein tehtävä on ollut varmistaa, että kokonaisuus pysyy järkevänä uudistuksessa, jonka aikana päivitetään samanaikaisesti teknologiaa ja sivuston käytettävyyttä. Projekti vaatii aivan eri tason tarkkuutta kuin jos uudistuksessa olisi kyse vain sisältöjen siirtämisestä uudelle alustalle.”

Uudistus päivittää digitaalisen palvelun tuleviksi vuosiksi

Uudistuksen vaikutukset näkyvät jo ja tulevat vahvistumaan siinä vaiheessa kun koko päivitystyö valmistuu, 2023 juhannuksen aikoihin. Merkittäviä sivuston osia on jo julkaistu. Näistä esimerkkinä sosiaali- ja terveyspalveluiden, liikenteen, sekä kasvatuksen ja koulutuksen sivustot.

Uudistuksesta seuraa huomattavia hyötyjä niin ylläpitäjille kuin kävijöillekin. Näitä ovat mm. päivitystyön keventyminen, sisällönhallinnan uudistuminen sekä kieliversiointi.

Päivitystyön keventyminen

Uuden arkkitehtuurin myötä palvelu on voitu rakentaa niin, että sivuston tiedot haetaan rajapintojen avulla automaattisesti taustajärjestelmästä. Kun esimerkiksi yksittäisen sivun tiedot muuttuvat taustalla, muutoksia ei tarvitse tehdä manuaalisesti kyseiselle sivulle. Tämä keventää sisältöjen päivittämistä ja hillitsee myös sivumäärän paisumista.

Sisällönhallinta tälle vuosituhannelle

Vanha hel.fi näyttää käyttöliittymän eteen tehdyn työn ansiosta tuoreelta ulospäin, mutta sisällönhallinnan työkalut ovat olleet kuin aikamatka 2000-luvun alkuun. Drupalin modernit ja helppokäyttöiset hallintatyökalut tuovat myös näkymättömän puolen sivustosta nykypäivään, mikä sujuvoittaa ylläpitäjien työtä.

Sivustolle rakentuu myös uudenlainen arkisto, johon vanhentuneet sivut säilötään automaattisesti. Näin ollen kävijöille ei näytetä vanhentunutta sisältöä, mikä selkeyttää kävijäkokemusta ja oikean tiedon löytämistä. Sivumäärä tullee putoamaan viidestä sadasta noin kolmeen sataan tuhanteen.

Kieliversiot ja kansainvälisyys

Vanhan suomenkielisen sivuston ohella vain noin puolet sisällöistä on ollut saatavilla ruotsiksi ja englanniksi, ja vain pieni osa muilla vierailla kielillä kuten saksaksi, ranskaksi ja venäjäksi. Uudistuksen tavoitteena on luoda ruotsin- ja englanninkielinen käännösversio kaikesta sisällöstä. Tämän mahdollistaa Drupalista valmiiksi löytyvä sivujen kieliversiointi, mikä on aiemmin toteutettu erillisenä konfigurointina. Uusi teknologia mahdollistaa myös sen, että tietylle sivuston alueelle voi lisätä tarvittavia kieliä tarpeen mukaan.

“Uudistus vahvistaa hel.fi -sivustokokonaisuuden roolia Helsingin kaupungin viestintäkanavana. Käyttäjien on jatkossa vaivattomampaa löytää etsimänsä palvelut omalla kielellään ja pysyä ajan tasalla uutisista ja kaupungin tapahtumista. Ylläpidon puolella kokonaisuuden hallinta, jatkuva päivitystyö ja jatkokehitys sujuvoituvat uuden teknologian ja arkkitehtuurin ansiosta.”

Ketteryys ja syväosaaminen tekivät vaikutuksen

“Capgeminin kyky toimia IT-projektin edellyttämällä ketteryydellä näinkin laajamittaisessa julkisyhteisön hankkeessa on tehnyt suuren vaikutuksen. Tekemisen taso ja henki ovat vastanneet yksityisen puolen projektia, mikä kertoo että kaupungin moniulotteisen ja paikoitellen byrokraattisen kokonaisuuden haasteet on onnistuttu ratkomaan tehokkaasti.”

Ketteryydestä huolimatta hanke on pysynyt kokonaisuutena hyvin hallinnassa. Yhteistyöllä on ollut myös sivustoa laajempi vaikutus Helsingin kaupungin toimintatapoihin.

“Näin suuressa kaupungin projektissa törmätään tämän tästä sisäisiin siiloihin ja byrokratiaan. Ronin kanssa olemme pystyneet ratkomaan haasteita ja välillä jopa haastamaan kaupungin jäykkää päätöksentekoa. Capgeminista on ollut arvokas apu opittujen mallien ravistelemisessa ja muutoksen aikaansaamisessa, vaikka tehtävänä onkin ollut ”vain” hel.fi uudistus.”

Lisätietoja

Sami Urpila, Senior Sales Manager, Capgemini Finland

Email: sami.urpila@capgemini.com