Entistä enemmän vähän vähemmällä? Prosessilouhinta SAP S/4HANA -transformaatiossa

S/4HANA-käyttöönottohanke on transformaatio, joka vaikuttaa päivittäiseen työhön, prosesseihin ja tuloksiin vuosia eteenpäin. Mitä prosessilouhinta tuo lisää migraatioon tyypillisesti käytettyihin työvälineisiin verrattuna?

Monissa yrityksissä suunnitellaan parhaillaan siirtymää SAP S/4HANA:an. Tavoitteena on entistä avoimempi ja ketterämpi järjestelmäalusta, joka mahdollistaa nopeamman reagoinnin uusiin liiketoimintamahdollisuuksiin ja esimerkiksi ulkoisten pilvipalveluiden helpomman hyödyntämisen. Kyse ei ole pelkästään konversiosta tai migraatiosta vaan laajasta transformaatiosta, joka vaikuttaa laajasti päivittäiseen työhön, prosesseihin ja tuloksiin läpi organisaation vuosia eteenpäin.

Prosessilouhinnalla voidaan keventää S/4HANA-hankkeen läpimenoa ja terävöittää tekemisen fokusta.  Hankkeen riskejä kannattaa minimoida käytettävissä olevaa tietoa hyödyntäen. Nopeampi läpimenoaika tarkoittaa myös investoinnin nopeampaa takaisinmaksua. Oheiseen kuvaan on kerätty esimerkkejä prosessilouhinnan menetelmien ja välineiden hyödyntämisestä hankkeen eri vaiheissa.

Määrittelyvaihe

Mitä prosessilouhinta tuo lisää migraation tekniseen suunnitteluun tyypillisesti käytettyihin työvälineisiin verrattuna? Jos vanhat toiminnot halutaan vain migroida sellaisenaan uudelle alustalle, lyhyt vastaus on ”ei mitään”. S/4HANA-hanke on kuitenkin erinomainen mahdollisuus tarkastella erityisesti kustomointeja kriittisesti:

• Mitä asioita nykyisestä järjestelmässä olisi tarpeen muuttaa tai kehittää?
• Halutaanko kaikki aiempien vuosien tarpeisiin rakennettu monimutkaisuus tuoda sellaisenaan myös uudelle alustalle?
• Voisiko jotain toteuttaa paremmin tai jopa jättää kokonaan pois ja näin virtaviivaistaa toimintaa ja hankkeen laajuutta?
• Kannattaisiko prosesseja joiltain osin harmonisoida toimintojen sisällä tai esimerkiksi eri maayksiköiden tai tuotealueiden välillä jo hankkeen aikana?
• Mitkä olisivat eri päätösten vaikutukset end-to-end -prosesseihin ja avainmittareihin?

Prosessilouhinta auttaa tunnistamaan ja arvioimaan eri vaihtoehtoja todelliseen prosessidataan ja valittuihin avainmittareihin pohjautuen. Teknisesti pienellä muutoksella voi olla suuri vaikutus tai suurella muutoksella pieni – pelkkä tekninen analyysi ei tätä paljasta, vaan tarvitaan prosessilouhinnan näkökulmaa.

Toteutusvaihe

Vaikka hanke toteutettaisiin vesiputousmallisena, voidaan siinä silti hyötyä ketterälle kehittämiselle ja esim. DevOpsille tyypillisistä strategioista, kuten toimenpiteiden aikaistamisesta (ns. shift-left), automaatiosta, liiketoimintahyötyihin perustuvasta tekemisen priorisoinnista, laadunhallinnasta, nopeasta reagoinnista tuotannon tilanteisiin, sekä jatkuvasta parantamisesta tietoa hyödyntämällä. Prosessilouhinta tukee näitä kaikkia.

Prosessien harmonisointia täytyy suunnitella, seurata, hallita ja johtaa. Prosessilouhinnan avulla osallistuville tahoille saadaan objektiivinen ja todelliseen prosessitietoon perustuva yhteinen näkymä nykytilaan, tavoitetilaan ja tavoitteiden kannalta vaikuttavimpiin toimenpiteisiin. Toiminnan muutos – ja samalla investoinnin takaisinmaksu– saadaan näin osittain aloitettua jo toteutusvaiheen aikana.

Prosessilouhintaa kannattaa hyödyntää myös testattavien skenaarioiden määrittelyssä ja priorisoinnissa. Tavoitteena on tunnistaa skenaariot, joilla testaus on kattavaa sekä kohdentuu tehokkaasti. Esimerkiksi: Miten harvinaisemmat tilanteet saadaan testattua ilman, että niihin käytetään liikaa resursseja tai ne jäävät kokonaan testaamatta?

Testauksessa käytettävä aineisto voidaan erottaa muusta datasta, ja näin seurata prosessilouhinnan avulla testauksen etenemistä. Kattavuutta voidaan mitata esimerkiksi eri prosessivaiheiden ja siirtymien sisältymisellä skenaarioihin, ja painottaa liiketoiminnallisesti kriittisiä vaiheita ja prosessiketjuja.

Käyttöönotto

Liiketoiminnan käyttöönoton alkaessa ns. hypercare-jaksolla S/4HANA:n käyttöä tarkkaillaan ja tuetaan tehostetusti. Riskinä on, että liiketoiminnan näkökulmasta kaikki ei suju suunnitellusti tai että organisaatioon ehtii muodostua erilaisia ja hallitsemattomia tapoja käyttää uutta järjestelmäkokonaisuutta. Tässä vaiheessa valttia ovat objektiivinen tieto, nopeus ja toimenpiteiden tarkka kohdistus.

Prosessilouhinnalla poikkeamat suunnitellusta prosessista saadaan tunnistettua automaattisesti. Välineiden juurisyyanalyysitoiminnoilla poikkeama saadaan rajattua automaattisesti, ja samalla saadaan lisätietoa sen mahdollisista syistä ja vaikutuksista avainmittareihin. Näin toimenpiteet voidaan valita, kohdistaa ja priorisoida sekä oikein että nopeasti. Muutosten, ohjeistusten tai muiden toimenpiteiden vaikutusta voidaan myös seurata lähes reaaliajassa.

Prosessilouhinnan käyttöä ei kannata lopettaa hankkeen päättyessä. Hankkeen edetessä muodostuu paljon kokemusta, osaamista ja näkemystä siitä, miten prosessilouhintaa voi hyödyntää myös jatkossa toiminnan kehittämisessä tai muissa järjestelmäuudistuksissa.

Expert

Miikka Roth

Kirjoittaja Miikka Roth toimii prosessilouhinnan johtavana asiantuntijana Capgeminin pohjoismaisessa älykkään automaation osaamiskeskuksessa. Hän auttaa Capgeminin asiakkaita Suomessa pääsemään tavoitteisiinsa ja luomaan kilpailuetua hyödyntämällä olemassa olevaa dataa aiempaa laajemmin ja tehokkaammin. Miikalla on 20 vuoden kokemus konsultoinnista esimerkiksi verkkopalveluiden, prosessien laatumetriikoiden ja sovelluskehityksen parissa. Miikan mukaan muutos ja kehittyminen onnistuu parhaiten yhdistämällä osaavat ihmiset, oikean datan ja sopivan teknologian.