SAP S/4HANA tuo merkittäviä liiketoimintahyötyjä ja varmistaa tulevaisuuden innovaatioiden hyödyntämisen

Useiden suomalaisten yritysten ERP-järjestelmät ovat keskeisiltä osiltaan saavuttaneet jo noin 10-20 vuoden iän. Tuossa ajassa ehtii tapahtua paljon muutoksia sekä yritysten liiketoiminnassa että liiketoimintaympäristössä. Nykyisten järjestelmien arkkitehtuuri ja prosessit on suunniteltu erilaisiin vallitseviin olosuhteisiin, eivätkä ne välttämättä tue nykypäivän vaatimuksia, vaikka järjestelmiä olisikin päivitetty matkan varrella. On korkea aika tutustua ERP-järjestelmien modernisoinnin tuomiin etuihin, joista taustoitan tässä lisää.

Nykyvaatimukset asettavat teknologiaratkaisujen riman korkealle

Moderni asiakaspalvelu, tiedon reaaliaikainen saatavuus, analytiikkaan perustuva mittaaminen, käyttäjäkokemus ja liiketoimintaprosessien automaatio ovat vain muutamia esimerkkejä liiketoimintaa eteenpäin luotsaavista voimista, jotka asettavat vaatimuksia nykypäivän teknologialle. ERP-järjestelmän modernisointi tulee monelle yritykselle ajankohtaiseksi lähivuosien aikana, jotta teknologia voi tarjota ratkaisuja päivittyneille vaatimuksille. Moni yritys kuitenkin tuskailee sen kanssa, miten muutos pitäisi aloittaa ja miten mittavalta tuntuvan ERP-modernisointihankkeen hyödyt voidaan perustella.

SAP-maailmassa vastaus nykypäivän ERP-haasteisin on moderni neljännen sukupolven ERP-järjestelmä SAP S/4HANA. Tämä tuote on elänyt jo useamman evoluution, sillä se julkaistiin ensimmäisen kerran jo maaliskuussa 2015 – siis jo yli 4 vuotta sitten. Tänä aikana siihen on tehty viisi suurta päivitystä. Päivitysten myötä tuotteen ydintoiminnollisuudet ovat jatkuvasti kehittyneet ja ns. lastentaudeista on päästy eroon. Suomessakin on jo monia tuotantokäytössä olevia järjestelmiä.

S/4HANA:sta on olemassa karkeasti kaksi versiota: sekä pilvipohjainen S/4HANA Cloud että omassa tai kolmannen osapuolen konesalissa pyörivä S/4HANA On-Premise -versio. Vaikka nämä versiot ovat pohjimmiltaan sama tuote, eroavat ne merkittävästi muun muassa toiminnallisuuden laajuuden, räätälöitävyyden ja päivityssyklien suhteen.

Teknologiamuutokset ovat vain osa S/4HANA-hankkeen kokonaishyötyä

Usein S/4HANA:n yhteydessä nostetaan esille muistinvaraisen HANA-tietokantateknologian (High-Performance Analytic Appliance) mukanaan tuomat hyödyt suorituskykyyn liittyen. Hyödyt näkyvät erityisesti raskaiden ajojen ja raportoinnin nopeutumisena. Käyttäjille näkyvimpiä muutoksia ovat uuden käyttöliittymän, Fiorin, mukanaan tuoma kokonaan uudenlainen yksinkertainen ja intuitiivinen käyttäjäkokemus, joka nostaa SAP:n käytön kuluttajaohjelmistoista tutulle tasolle.

Lisäksi S/4HANA:n hyödyistä puhuttaessa nostetaan usein esille laaja tietorakenteiden yksinkertaistaminen ja mahdollisuus saavuttaa ns. single source of truth, jolloin mikä tahansa tieto on vain yhtenä kappaleena järjestelmässä. Nämä kaikki ovat toki hyviä esimerkkejä konkreettisista S/4HANA:n tuomista eduista, mutta niiden varaan on vaikea rakentaa kaikkia yritysten päätöksentekijöitä tyydyttävää laskelmaa siitä, miten investointi tuottaisi liiketoiminnalle näkyvää arvoa.

Nykyisten SAP-asiakkaiden kanssa keskustellessa nousee usein esille ERP-muutoksen ajurina SAP:n ilmoittama tuen loppuminen nykyiselle SAP ERP:lle vuonna 2025. Tuon vuosiluvun mainitseminen herättää ihmisissä voimakkaita reaktioita. Tosiasiahan lienee kuitenkin se, että kehityssuunta ja -panokset ovat vahvasti S/4HANA-maailmassa jo tällä hetkellä, vaikka ymmärrän hyvin asiakkaiden tuskan. Itse uskon vahvasti siihen, että muutosta pitäisi käsitellä hyötyjen ja mahdollisuuksien kautta. Näitä hyötyjä ja mahdollisuuksia tulisi tarkastella erityisesti yritysten kokonaisliiketoiminnan ja käyttäjien saaman hyödyn näkökulmasta, eikä niinkään IT:n näkökulmasta.

S/4HANA-hanke liiketoiminta-arvoa tuottavana investointina

Aikaisemmin mainitut hyödyt ovat mielestäni vain osa totuutta S/4HANA-hankkeen kokonaishyötyjä ajatellen. Lisäksi ne menevät enemmän teknisten IT-hyötyjen lokeroon. ERP-muutoksella ja siirtymällä S/4HANA:an on saatavilla myös joukko enemmän liiketoiminnan ytimeen meneviä hyötyjä. Keskeisin liiketoiminnan hyöty on S/4HANA:n mukana tuleva parempi mahdollisuus johtaa liiketoimintaa faktapohjaisella tiedolla sekä operatiivisella että taktisella ja strategisella tasolla. S/4HANA:ssa päätöksenteon kannalta oleellista tietoa on enemmän kuin aikaisemmin ja se on helpommin saatavilla sekä paremmin visualisoidussa ja enemmän käyttäjää ohjaavassa muodossa.

Yksi esimerkki hienosta toimitusketjua tukevasta malliratkaisusta on S/4HANA:n avulla toteutettu näkymä laadullisiin poikkeamiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja kyvykkyys tarttua niihin proaktiivisesti. Näin asiakas ei saa viallista, kuljetuksessa vaurioitunutta tuotetta, vaan toimituksesta saatavan tiedon perusteella korjaavat toimenpiteet hoidetaan taustalla asiakkaan huomaamatta. Toinen esimerkki tiedolla johtamisesta on se, että S/4HANA:ssa taloudellinen tieto on aikaisempaa nopeammin johdon käytössä ilman, että esimerkiksi kaikkia tilinpäätöksen toimia on edes suoritettu.

Toinen liiketoiminnan kannalta keskeinen teema S/4HANA:ssa on prosessien yksinkertaistaminen suhteessa vanhaan SAP ERP -maailmaan. Prosessien yksinkertaistaminen puhtaimmillaan voi tarkoittaa työvaiheiden vähentymistä ja automaation lisäämistä. Liiketoiminnan näkökulmasta yksinkertaistaminen voi siis tarkoittaa prosessien läpimenoaikojen lyhentymistä ja manuaalisen työn vähentämistä. Siis samassa ajassa tai samalla työpanoksella saa enemmän aikaan kuin aikaisemmin.

Kolmas keskeinen liiketoiminnan kannalta saatava hyöty on uusien liiketoimintaa tukevien innovaatioiden kehityssyklien nopeutuminen ja lisääntyminen. Voisikin sanoa, että S/4HANA:n myötä yritysten on mahdollista siirtyä uuteen entistä ketterämpään toimintatapaan. Hyvänä esimerkkinä tästä ovat SAP:n tarjoamat päivityssyklit, sillä esimerkiksi pilviratkaisussa uusi versio on saatavilla kerran kvartaalissa. Näissä päivityksissä tulee mukana esimerkiksi kokonaan uusia toiminnollisuuksia, joita yritys voi käyttää liiketoimintansa kehittämiseen.

Asiantuntijakokemukseen tukeutuminen kannattaa käyttöönottovaiheessa

Me Capgeminillä autamme yrityksiä navigoimaan muutoshankkeissa ja saavuttamaan tavoitellut liiketoimintahyödyt ERP:ien modernisoinneissa. Erityisesti SAP-järjestelmien modernisaation suunnittelu ja toteutus kuuluvat ydinosaamiseemme. Olemme toteuttaneet onnistuneesti maailmanlaajuisesti kymmeniä S/4HANA-hankkeita sekä uusimplementaatioita että vanhan järjestelmän konversioprojekteja.

Jotta asiakkaidemme matka uuteen järjestelmään sujuu mahdollisimman onnistuneesti, olemme kehittäneet menetelmän, jota kutsumme Highway to S4:ksi. Sen voisi suomentaa tiekartaksi kohti S/4HANA-järjestelmää. Tätä menetelmää käytämme asiakkaiden kanssa, jotka miettivät siirtymistä S/4HANA:aan. Tiekartta laaditaan yhdessä asiakkaan kanssa, minkä kesto on tyypillisesti 6-8 viikkoa. Siinä hyödynnetään sekä Capgeminin ohjelmistoja ja parhaita käytäntöjä että erityyppisiä työpajoja. Lopputuloksena asiakas saa selkeän suosituksen siitä, miten S/4HANA:n käyttöönottoprojekti tulisi toteuttaa, mikä prosesseissa muuttuu ja mitkä ovat keskeiset saatavissa olevat liiketoimintahyödyt. Tutustu tarkemmin Highway to S4:ään täällä!

SAP S/4HANA-siirtymä osana digitaalista transformaatiota