Aufbau eines Kompetenzzentrums für Data Analytics

Capgemini initiierte ein Kompetenzzentrum für Data Analytics in einer Deutschen Behörde.

Herausforderungen

• Potenzial der zunehmenden Menge an Daten nicht ausgeschöpft
• Komplexe gesetzliche Vorschriften beim Datenzugriff zu berücksichtigen
• Ausrichtung für Data Analytics nicht einheitlich definiert und vermittelt

Ergebnisse und Wertbeitrag

• Kompetenzzentrum als interne Dienstleistungseinheit aufgebaut
• Agile Arbeitsweise implementiert und kulturellen Wandel gefördert

Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) ist das Kompetenzzentrum für Asyl, Migration und Integration in Deutschland. Es ist eine Bundesbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern (BMI). Im Sommer 2016 hat das BAMF seine Digitalisierungsagenda 2020 entwickelt und in Kraft gesetzt, der zufolge Digitalisierung als ein wesentlicher Erfolgsfaktor des BAMF identifiziert wurde. Seit 2018 unterstützt Capgemini Invent das BAMF bei der Ausgestaltung und Verankerung von Data Analytics.

Darstellung des Vorgehens

Im ersten Schritt führte Capgemini Invent ein Maturity Assessment durch. Als zweiter Schritt wurde von uns das Kompetenzzentrum für Data Analytics konzipiert und umgesetzt. Die dritte Projektphase besteht aus der Verankerung und Skalierung datengetriebener Lösungen.

Im Maturity Assessment wurde untersucht, wie es um die Voraussetzungen für Analytics-Anwendungen im BAMF bestellt ist. Dabei griff das Team auf unsere standardisierten und bewährten Assets zurück. Für das Assessment wurden interne Dokumente ausgewertet und Experten-Interviews mit BAMF-Mitarbeitern durchgeführt, um die Voraussetzungen in den Dimensionen Organisation, Prozesse und Technologie analysieren zu können.

Die aus dem Maturity Assessment gewonnenen Erkenntnisse bildeten die Grundlage für ein Konzept zum Aufbau des Kompetenzzentrums. Dieses Konzept beinhaltete die Erarbeitung einer klaren Vision, das Aufstellen des Dienstleistungsportfolios für Analytics sowie die Beschreibung von Strukturen zur organisatorischen Verankerung. Entschieden wurde, dass das Kompetenzzentrum für Data Analytics an der Schnittstelle zwischen mehreren Referaten und zugleich als Innovationstreiber innerhalb des BAMF agiert. Es hat mehrere Aufgaben und Kompetenzen mit dem Ziel inne, die fachlichen Bedarfe der Mitarbeiter des BAMF in Anwendungsfälle für Data Analytics zu übersetzen und ihren Arbeitsalltag durch datengestützte Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Das Dienstleistungsportfolio des Kompetenzzentrums umfasst:

• Datenanalyse,
• Anwendungsfallmanagement,
• Agiles Projektmanagement sowie
• Datenmanagement.

Um die Akzeptanz dieser neuen internen Dienstleistungen im BAMF zu gewährleisten und das Projekt zum Erfolg zu führen, begleiten wir die Verankerung des Kompetenzzentrums mit unseren bewährten Change Management Maßnahmen. Der Capgemini Invent Ansatz zielt dabei auf eine umfassende Einbeziehung der Stakeholder über den gesamten Changeprozess ab. Wir stellen die Mitarbeiter mit ihren Bedürfnissen in den Vordergrund und arbeiten bei unseren Kommunikationsmaßnahmen mit nachvollziehbaren und verständlichen Botschaften. So kann erreicht werden, dass die Mitarbeiter dauerhaft offen für Neuerungen bleiben und die Veränderungen mittragen. Eine Beteiligung der Mitarbeiter sichern wir zusätzlich durch die gezielte Gründung eines hausinternen Netzwerks, dem sogenannten Botschafternetzwerk, ab. Die hierfür ausgewählten Mitarbeiter des BAMF stammen aus verschiedenen Fachbereichen, für die sie als Botschafter fungieren und die Idee von Data Analytics in ihre Fachbereiche hinein tragen. Dieser Ideenaustausch erfolgt auch in der entgegengesetzten Richtung: die Botschafter initiieren aus ihren Fachbereichen heraus neue Anwendungsfälle und wirken somit als Vorantreiber innovativer analytischer Lösungen im BAMF.

Wertbeitrag von Capgemini Invent

Bei der Implementierung des Kompetenzzentrums für Data Analytics griff das Projektteam auf die bewährten Capgemini Invent Frameworks zum Aufbau einer AI Service Unit und agile Projektmanagement-Tools zurück. Unsere Strategie beinhaltete ein Stakeholder-differenziertes Management, das kurzfristig erste Resultate ermöglichte. Das Kompetenzzentrum hat bereits erste Data-Analytics- Prototypen und -Anwendungsfälle implementiert. Durch diese Quick-Wins konnte die Unterstützung der Mitarbeiter sichergestellt werden. Darüber hinaus wurde der Grundstein für eine Kulturveränderung innerhalb des BAMF hin zu agilen Arbeitsweisen und einer neuartigen Fehlerkultur gelegt. Der Ansatz des Projektteams von Capgemini Invent zielt auf den langfristigen Aufbau von kundeneigenen analytischen Kompetenzen ab. Durch Knowhow-Transfer kann das BAMF zukünftig den Betrieb und die Weiterentwicklung von Data Analytics selbständig realisieren. Der Ansatz von Capgemini Invent ist nicht nur in anderen Behörden, sondern auch in anderen Sektoren skalierbar. Die Mitarbeiter des BAMF profitieren bereits heute in ihrem beruflichen Alltag von den Möglichkeiten datengetriebener Entscheidungsunterstützung. Capgemini Invent hat durch den Aufbau des Kompetenzzentrums für Data Analytics und der Implementierung erster Anwendungsfälle im BAMF einen nachhaltigen gesellschaftlichen Mehrwert geschaffen.

Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte references.ce@capgemini.com

”Das Kompetenzzentrum sorgt als aktiver Treiber dafür, dass Data Analytics bis zur Sachbearbeiterebene ein selbstverständlicher Bestandteil unserer täglichen Arbeit im BAMF ist.”

Dr. Markus Richter, Vizepräsident, BAMF