Datenmanagement als strategische Herausforderung

Die Berliner Volksbank eG hat 2018 eine neue zentrale Abteilung namens „Daten/Reports“ im Bereich Finanzen eingeführt. Diese Abteilung umfasst Datenexperten aus unterschiedlichen Kernbereichen (Risiko- und Finanzcontrolling, Kredit, Marketing und Vertriebsmanagement) und soll Kompetenzen zur Bereitstellung, Auswertung und zur Analyse von unterschiedlichen Datenanforderungen innerhalb der Gesamtbank bündeln. Zur weiteren Etablierung des Teams als Abteilung selbst und innerhalb der Bank wurde Capgemini Invent mit der Durchführung einer Workshopreihe beauftragt, um die Themen „Datenmanagement“, „Kennzahlen & Reporting“ sowie „Rollen & Funktionen“ zu bearbeiten.

Ziel war es, die Themen für die Abteilung zu verorten und ein gemeinsames Verständnis und Zielbild zu erarbeiten.

Analyse und Vorgehen

In einem initialen Workshop erfolgte mit den wichtigsten Stakeholdern, die auch Auftraggeberinnen sind, und unter Einbindung des Ressortvorstands eine Auftragsklärung. Ebenfalls wurden Definition, Grundlagen und Rahmenbedingungen der Workshopreihe festgelegt. Dazu wurde ein erster Überblick über das Thema anhand unseres Data Management Frameworks vermittelt und gemeinsam mit den Teilnehmern die inhaltlichen Kernthemen diskutiert und priorisiert sowie die Detailplanung für die drei Hauptworkshops vorgenommen:

• Workshop I: Grundlagen zu Daten, Datenmanagement und Governance sowie Aufzeigen der aktuellen Entwicklungen am Markt.
• Workshop II: Erarbeitung eines praktischen Vorgehens zur fachlichen Konsolidierung der verschiedenen Daten- und Kennzahlendefinitionen sowie Reports der Berliner Volksbank
• Workshop III: Aufbau eines einheitlichen Verständnisses des Zielbilds der Abteilung „Daten/Reports“ hinsichtlich der Rollen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben sowie der Datenstrategie zur Nutzung von Daten als Ressource

Dabei waren Workshop I und III als jeweils zwei halbtägige Veranstaltungen geplant, um einerseits den operativen Aufgaben der Teammitglieder Rechnung zu tragen und andererseits „über Nacht“ eine Reflektion der Arbeitsstände zu ermöglichen. Der zweite Workshop war als eintägige Veranstaltung in einem kreativen, „digitalen“ Umfeld in den Räumlichkeiten von Capgemini geplant.

Herausforderungen

Im Laufe des ersten Workshops wurden folgende Herausforderungen sichtbar:

• das fachliche Verständnis der ausgewählten Kernthemen innerhalb des Teams war heterogen verteilt
• das Team befand sich noch innerhalb der Forming-Phase ¹⁾
• die Gefahr einer Informationsüberladung, durch die Mischung aus fachlichen, strategischen und kulturellen Themen bestand

Ergebnisse und Wertbeitrag von Capgemini Invent

Die genannten Tendenzen waren dem ursprünglich gewählten Vorgehen für die weiteren Workshops aus unserer und aus der Sicht der Auftraggeberinnen nicht zuträglich. Gemeinsam mit den Auftraggeberinnen haben wir daraufhin die Situation offen angesprochen, analysiert und gemeinsam diskutiert. In einem justierten Vorgehen wurde der inhaltliche Fokus von Workshop II zu Gunsten einer strategisch-kulturellen Ausrichtung zurückgestellt, um dem Team die Möglichkeit zur gemeinsamen Entwicklung eines Selbst- und Zielbilds der Abteilung „Daten/Reports„ zu geben.  Hierbei sind der offene Dialog, die hohe Flexibilität im gemeinsamen Vorgehen beider Projektpartner und die hohe Managementattention und intensive Begleitung seitens der Auftraggeberinnen als wesentliche Erfolgsfaktoren hervorzuheben.

Mit Hilfe des von Capgemini Invent konzipierten digitalen Workshops erlebten die TeilnehmerInnen eine völlig neue Art der Zusammenarbeit im Open-Space Studio des Berliner Capgemini Büros. In mehreren „Sprints“ hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, in kurzer Zeit Ideen zu skizzieren, zu sichten, zu priorisieren und zu konkretisieren. Die digitale Umsetzung der einzelnen Arbeitsschritte erfolgte in dem digitalen Workspace DEON, einem digitalen Arbeitsbereich für visuelle Zusammenarbeit. Dieser digitale Ansatz ermöglicht einen zielgerichteten Perspektivenwechsel und ein erlebnisorientiertes Vorgehen. Die gemeinsame Arbeits- und Teamerfahrung stärkte nicht nur das Selbstvertrauen und die Motivation als Team, sondern schärfte auch das Selbstbild und die Vision der Abteilung „Daten/Reports“ als Ganzes.

Darauf aufbauend konzentrierten wir uns im dritten Workshop auf die Ausarbeitung von konkreten Umsetzungsmaßnahmen für die nächsten 3 Jahre. Gemeinsam mit den Auftraggeberinnen wurden drei konkrete Anwendungsfälle zu Berichtskonsolidierung und  Datenanforderungen formuliert, für die in Gruppenarbeiten jeweils ein Prototyp für den Bericht bzw. den Anforderungssteckbrief und ein Vorgehensmodell entlang einer Business Model Canvas entworfen werden sollte. Unter der Vision eines effizienten Datenmanagements wurden die Ergebnisse in einer gemeinsamen Transformations-landkarte in den Dimensionen „Rollen, Verantwortlichkeiten & Kommunikation“, „Berichtslandschaft“ und „Prozesse“ konsolidiert, konkrete Meilensteine formuliert und abschließend verbindliche erste Schritte und Verantwortlichkeiten durch die Teammitglieder vereinbart.

Ausblick

• Review der Maßnahmen und Fortschrittsdiskussion in 6 Monaten
• Ableitung von weiteren Transformationsmaßnahmen

^{1) Vier Phasen des Teambuildings (Forming, Storming, Norming und Performing) nach Bruce Tuckman)}

Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte unsere Expert*Innen Ulrich Windheuser oder Susanne Katharina Ruff.