Föderales Informationsmanagement als Erfolgsfaktor für nachhaltige Digitalisierung und Modernisierung im Public Sector

Kennen Sie das auch? Lange Wartezeiten und gefühlte Berge an Formularen zum Ausfüllen – das ist der Eindruck der häufig bleibt, wenn man an den Gang auf das Bürgeramt oder Rathaus denkt. Vor allem beim Umzug ist dieser bisher unvermeidbar. Nicht genug, dass bei jedem erneuten Umzug die gleichen Daten angegeben werden müssen – noch dazu unterscheiden sich die Formulare von Stadt zu Stadt. Damit verlieren Bürger*innen nicht nur unnötig viel Zeit und Nerven, sondern auch die Beschäftigten der Verwaltung werden durch langwierige Prozesse, mehrfache Datenerfassung und redundante Tätigkeiten gebunden. Der Auf- und Ausbau des digitalen Angebots von Verwaltungsleistungen soll diese Probleme lösen – zum Vorteil für beide Seiten.

Dabei ist das Jahr 2022 von zentraler Bedeutung für die deutsche Verwaltung, symbolisiert es doch den Endspurt zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). In diesem ist u. a. geregelt, dass Bürger*innen und Unternehmen zum Ende des Jahres 2022 eine Vielzahl von Verwaltungsleistungen digital angeboten werden sollen – und sich der Gang auf das Bürgeramt erübrigt. Die Methodik und somit die Grundlage der Digitalisierung der deutschen Verwaltung schafft das Föderale Informationsmanagement (FIM).

Zusammengefasst wird durch das OZG bestimmt, WAS digitalisiert werden soll. Über FIM wird bestimmt, WIE digitalisiert wird. In diesem Beitrag wird aufgezeigt, wie FIM funktioniert und welche Mehrwerte dadurch für Bürger*innen und Unternehmen geschaffen werden.

Das Föderale Informationsmanagement schafft die Grundlage für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen

Die Lösung der geschilderten Herausforderungen basiert auf der standardisierten und etablierten FIM-Methodik, die auf den drei nachfolgend beschriebenen Bausteinen beruht:

1. FIM-Leistungsbeschreibungen – verständliche Informationen für Bürger*innen und Unternehmen

Zunächst sollen auf Basis der Gesetze sog. Leistungsinformationen bereitgestellt werden. Damit Bürger*innen sich online über Verwaltungsleistungen informieren können, werden Texte bürger- und unternehmensfreundlich geschrieben und auf den verschiedenen Verwaltungsportalen von Bund, Ländern und Kommunen bereitgestellt. Behörden müssen nicht mehr für jede Leistung eigenständig Texte erstellen, sondern können diese bereits vorgefertigt und rechtskonform abgestimmt aus einer Datenbank beziehen. Einzig die Lokalinformationen, also bspw. die Öffnungszeiten und Ansprechpersonen, müssen noch ergänzt werden.

2. FIM-Prozesse – digitale Optimierungspotenziale heben

Weiterhin werden die verwaltungsinternen Prozesse zur Bereitstellung von Leistungen erhoben, standardisiert und für die Digitalisierung optimiert. Dadurch wird nicht nur die korrekte Ausführung auf allen föderalen Ebenen sichergestellt, sondern es werden vor allem Digitalisierungshemmnisse, wie unnötiges Ausdrucken oder der Gang zum Amt, aufgedeckt.

3. FIM-Datenfelder – standardisierte Formulare für Interoperabilität

Für die Bereitstellung einheitlicher Formulare durch unterschiedliche Behörden werden standardisierte Informationen als Datenfelder bereitgestellt. Zentraler Vorteil dieser Formulardaten: Daten können digital erfasst und einfach zwischen Behörden ausgetauscht werden. Das erklärte Ziel ist es, hiermit die Grundlagen dafür zu schaffen, dass Bürger*innen und Unternehmen zukünftig auf die wiederholte Eingabe der gleichen Daten verzichten können.

Die FIM-Methodik fördert die Digitalisierung und schafft Mehrwerte auf allen föderalen Ebenen

Bereits mehr als 4000 nutzerfreundliche Leistungsbeschreibungen erstellt

Auch wenn FIM in der öffentlichen Diskussion teilweise nicht ganz so prominent erwähnt wird, konnten – und werden weiterhin leise im Hintergrund – beachtliche Erfolge erzielt. Auf Basis von FIM wurden bereits Informationen zu mehr als 4000 Leistungen bürgerfreundlich und rechtssicher den Verwaltungsportalen des Bundes, der Länder sowie Kommunen – und somit nachnutzbar für Bürger*innen und Unternehmen – zur Verfügung gestellt. Sofern diese im europäischen bzw. grenzüberschreitenden Kontext relevant sind, stehen sie zudem mehrsprachig auf dem Verwaltungsportal der Europäischen Union (EU), dem Your Europe-Portal, zur Verfügung. Bemerkenswerter Nebeneffekt: Mit FIM werden alle vorhandenen Verwaltungsleistungen Deutschlands erstmalig katalogisiert.

Die weiterhin große Bedeutung dieses Vorhabens wurde im Koalitionsvertrag der neuen Bundesregierung nochmals unterstrichen. Hierbei verpflichten sich die Regierungsparteien zur Digitalisierung und Modernisierung des Staates und der Verwaltung. Explizit wird die Digitaltauglichkeit von Gesetzen erwähnt – diese soll zukünftig bereits im Gesetzgebungsverfahren mitgedacht werden. Zudem soll auch die Zugänglichkeit und Verständlichkeit für Bürger*innen und Unternehmen erleichtert werden: genau das leistet FIM.

Wenn zukünftig Bundesgesetze verabschiedet werden, stellt FIM sicher, dass Informationen schnell und nachnutzbar auf allen föderalen Ebenen sowie der europäischen Ebene bereitgestellt werden können. So können beispielsweise in Krisensituationen Bundesgesetze schneller und einheitlich auf Landes- und Kommunalebene umgesetzt werden. FIM liefert damit nicht nur die Methodik für diesen wichtigen Prozess, sondern vielmehr auch die Prozess- und Datenstandards – eine wesentliche Grundlage für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen!

Das war nicht zuletzt ausschlaggebend dafür, dass FIM erst kürzlich als eines von sieben Leuchtturmprojekten für Verwaltungsmodernisierung innerhalb der EU als innovative digitale Lösung ausgezeichnet wurde. Die Auszeichnung verdeutlicht den besonderen Mehrwert, den FIM für die Modernisierung und Digitalisierung der deutschen und europäischen Verwaltung schafft.

Die Digitalisierung der deutschen Verwaltung steht vor Herausforderungen – FIM ebnet den Weg

Abschließend lässt sich festhalten, dass alle Beteiligten – Bürger*innen, Unternehmen, der Bund, die Länder und Kommunen – sich in einem Punkt einig sind: Die Digitalisierung soll und muss schneller voranschreiten. An diesem Punkt liegt für FIM derzeit noch die größte Herausforderung, die wir – neben all den Vorteilen – in einem föderalen Staat haben. Standardisierung und Föderalismus stehen naturgemäß erst einmal im Widerspruch zueinander. Und obwohl hier noch einige Hürden zu nehmen sind und Konflikte bestehen, ist der bereits sichtbare Erfolg umso bemerkenswerter. Diese Herausforderungen gilt es zu überwinden, um auf den geschaffenen Erfolgen aufzubauen und die Mehrwerte zukünftig auszuschöpfen. Denn gerade zukünftig liegt die Stärke von FIM darin, dass die Grundlage für eine nachhaltige Verwaltungsdigitalisierung sichergestellt wird.

Vielen Dank an die Co-Autoren Benjamin Szer und Julian Brettschneider Lázaro.