Gen AI Reset: Anpassung des Enterprise Operating Models, um maximale Wirkung zu ermöglichen

Generative Künstliche Intelligenz (Gen AI) steht kurz davor, unsere heutige Welt zu revolutionieren. Unternehmen müssen sich anpassen, da der Einfluss von Gen AI viele Aspekte des täglichen Geschäftslebens betrifft. Traditionelle Betriebsmodelle werden bald Schwierigkeiten haben, die Anforderungen dieser Revolution zu bewältigen, da ihnen oft ein gewisses Maß an Agilität, Konnektivität und Modularität fehlt. Neben der technischen Entwicklung (IT- und Dateninfrastruktur) erfordern die meisten Organisationen bedeutende Transformationen in vier kritischen Dimensionen, um das volle Potenzial von Gen AI auszuschöpfen: Organisationsstruktur, Governance und Steuerung, Zusammenarbeit und Prozesse sowie Fähigkeiten und Kultur. Dieser Artikel untersucht diese Dimensionen und bietet strategische Einblicke, um zu zeigen, wie Unternehmen ihr Betriebsmodell für Gen AI erfolgreich aktualisieren können.

1. Organisationsstruktur: Die Adaption von Gen AI in Unternehmen erfordert das Abweichen von traditionellen hierarchischen Strukturen hin zu flacheren, flexibleren Modellen, die schnellere Entscheidungsfindung und Innovation fördern. Dazu gehört eine dezitierte Verantwortung für Gen AI, wie eine zentrale Einheit, die Innovation und Fortschritt im Bereich Gen AI vorantreibt (z.B. Gen AI Center of Excellence) sowie lokale Gen AI-Experten innerhalb der Organisation.
2. Governance & Steuerung: Die Implementierung von Gen AI erfordert eine robuste Governance, um ethische, regulatorische und strategische Herausforderungen zu meistern. Organisationen müssen klare Richtlinien festlegen, indem sie die richtigen Gremien befähigen, um eine verantwortungsvolle Gen AI-Einführung und Ausrichtung an den strategischen Unternehmenszielen sicherzustellen.
3. Zusammenarbeit & Prozesse: Gen AI ist die erste Softwareart, die aktiv in einen Prozess integriert wird. Solche Prozesse werden sich in agile, iterative Workflows transformieren, bei denen funktionsübergreifende Zusammenarbeit im Vordergrund steht. Es ist essenziell, die richtigen Kollaborationsmodelle zwischen Mensch und Gen AI zu finden, einschließlich agiler Methoden und digitaler Modelle, um eine schnelle Anpassung und Innovation zu gewährleisten.
4. Fähigkeiten & Kultur: Der Erfolg mit Gen AI hängt von der Entwicklung von grundlegenden Fähigkeiten in der richtigen Softwarenutzung, ihrer Entwicklung und den Datenwissenschaften ab, während gleichzeitig eine Kultur der digitalen Transformation gefördert wird. Dies beinhaltet die Neudefinition von Rollen, die Anreize für Talentakquise und die Förderung einer agilen und experimentierfreudigen Denkweise.

Um die Gen AI-Landschaft effektiv zu navigieren, müssen Organisationen einen umfassenden und strukturierten Ansatz verfolgen. Dies umfasst die Neudefinition der Organisationsstrukturen, die Implementierung robuster Governance und die übergreifende Steuerung von Gen AI-Initiativen, die Förderung verbesserter Zusammenarbeit und die Kultivierung wesentlicher Fähigkeiten sowie Unternehmenskultur. Durch die Adressierung dieser grundlegenden Elemente können Organisationen Gen AI nutzen, um Innovation voranzutreiben und sich in der digitalen Ära einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Der Bedarf für ein Gen AI-Reset

Die Aufmerksamkeit rund um Gen AI ist unbestreitbar. Die anfängliche Welle der Begeisterung und des Experimentierens, die 2023 zu beobachten war, entwickelt sich zu einem differenzierten Verständnis dessen, was erforderlich ist, um das Potenzial von Gen AI vollumfänglich zu nutzen. Weltweit haben Unternehmen zahlreiche Pilotprojekte und Implementierungen im kleineren Rahmen gestartet, doch viele stellen fest, dass die Erfassung des enormen Werts von Gen AI komplexer ist als erwartet. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Start dieser Initiativen, sondern in ihrer Skalierung, um nachhaltigen und bedeutenden Geschäftswert zu schaffen.

In der Vergangenheit haben digitale und KI-Transformationen gezeigt, dass der Wettbewerbsvorteil aus dem Aufbau robuster organisatorischer und technologischer Fähigkeiten resultiert. Es reicht jedoch nicht aus, nur neue Technologien einzusetzen. Organisationen müssen ihre Arbeitsweise grundlegend überdenken, um diese Technologien vollständig in ihre Kernprozesse zu integrieren. Dies erfordert ein Umgestalten von Teamstrukturen und Prozessen bis hin zu Governance-Mechanismen und kulturellen Normen.

Betrachten wir beispielweise den Fall eines großen internationalen Versicherungsunternehmens. Angesichts regulatorischer Anforderungen verwendet das Unternehmen eine Gen AI-Lösung, um Vertragsdaten und -richtlinien zu analysieren, sie als konform zu kennzeichnen oder zur Anpassung zu markieren. Während der Anwendungsfall einfach ist, erweist sich die Skalierung über die gesamte Organisation – Implementierung von Verantwortlichkeiten, Governance, technologischer Anpassung und kontinuierlicher Überwachung – als monumentale Aufgabe.

Solche Beispiele unterstreichen die Notwendigkeit einer tiefgreifenden organisatorischen Neuausrichtung, die die Struktur und Unternehmensabläufe grundlegend verändert. Diese Transformation ist keine Abkürzung, sondern eine notwendige Entwicklung. Unternehmen müssen bereit sein, umfassende Änderungen in der Arbeitsweise vorzunehmen, über Pilotprojekte hinauszugehen und Gen AI-Fähigkeiten in der gesamten Organisation zu integrieren.

Gen AI ist nicht nur eine weitere Technologie, sondern verändert grundlegend die Art und Weise, wie wir kommunizieren und arbeiten. Als Co-Pilot agierend, imitiert Gen AI menschliche Fähigkeiten, um Inhalte zu erstellen, zu analysieren und zusammenzufassen, und hilft Mitarbeitern, ihre Aufgaben effizienter und kreativer zu erfüllen. Gen AI beeinflusst alle Ebenen einer Organisation (in Abbildung 1 dargestellt) und erfordert daher einen ganzheitlichen Ansatz.

Abbildung 1: Ebenen einer Organisation

Gen AI erfordert eine dedizierte Vision der gewünschten Nutzung innerhalb der Organisation. Die Technologie muss in die Unternehmensstrategie einbezogen werden oder in einer Gen AI Strategie  berücksichtigt werden. Gen AI wird das Geschäftsmodell aus einer Kostenersparnis- oder Gen AI-getriebenen Umsatzperspektive beeinflussen. Um die skalierte Nutzung von Gen AI zu ermöglichen, müssen die richtigen Stellhebel innerhalb der technischen Organisation (IT- und Dateninfrastruktur) betätigt werden, um eine solide Grundlage zu schaffen. Um jedoch den Geschäftswert von Gen AI vollumfänglich nutzen zu können, müssen Unternehmen die DNA ihres Enterprise Operating Models neu codieren. Unternehmen müssen sich auf die Neuausrichtung in vier Schlüsseldimensionen konzentrieren (in Abbildung 2 dargestellt): Organisationsstruktur, Governance und Steuerung, Zusammenarbeit und Prozesse, sowie Fähigkeiten und Kultur. Jede Dimension spielt eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass Gen AI nicht nur nahtlos integriert wird, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil bietet.

Dieser Artikel wird jede dieser vier kritischen Dimensionen im Detail beleuchten. Durch die Betrachtung strategischer Einblicke soll ein Ansatz für Organisationen aufgezeigt werden, die Gen AI in vollem Umfang nutzen möchten. Dabei wird die Bedeutung einer kohärenten Strategie hervorgehoben, die Gen AI-Initiativen mit umfassenderen Geschäftszielen in Einklang bringt und sicherstellt, dass Unternehmen nicht nur auf die unmittelbaren Herausforderungen vorbereitet, sondern auch für den langfristigen Erfolg in einer zunehmend von KI angetriebenen Welt positioniert sind.

Abbildung 2: Capgemini Operating Model Framework für Gen AI

Organisationsstruktur: Aufbau einer Gen AI-fähigen Struktur

Die Dimension Organisationsstruktur konzentriert sich darauf, wie Unternehmen ihre Organisationsstruktur neu ausrichten können, um die Nutzung von Gen AI effektiv zu unterstützen. Dazu gehört eine dedizierte Verantwortlichkeit für Gen AI, wie beispielsweise eine zentrale Einheit, die Innovation und Fortschritt im Bereich Gen AI vorantreibt (z.B. Gen AI Center of Excellence) sowie lokale Gen AI-Experten innerhalb der Organisation. Die wesentlichen Elemente dieser Dimension umfassen:

1. Gen AI Center of Excellence (CoE): Die Einrichtung eines Gen AI CoE bündelt Expertise, fördert Innovation und stellt die konsistente Anwendung von Gen AI in der gesamten Organisation sicher. Das CoE ist beauftragt, die neuesten Gen AI-Technologien zu erforschen, Best Practices und Standards zu entwickeln und interne Teams zu schulen und zu unterstützen. Dies hilft, die Entwicklung von Anwendungsfällen zu beschleunigen und die Einführung von Gen AI-Lösungen zu fördern.
2. Lokale Gen AI-Experten: Die Befähigung von Experten innerhalb der Abteilungen fördert Agilität und lokale Innovation. Diese Experten arbeiten in einem selbstgesteuerten Expertennetzwerk für Gen AI über Abteilungen und Funktionen hinweg zusammen, um Lösungen und Wissensaustausch von unten nach oben zu definieren. Dieser Ansatz hilft, Gen AI-Fähigkeiten direkt in die Arbeitsabläufe der Abteilungen zu integrieren, um Relevanz und unmittelbare Wirkung sicherzustellen.
3. Gen AI Expert Board: Integration eines dedizierten Entscheidungsgremiums für Gen AI-bezogene Themen in die Organisation für klare Entscheidungsverantwortung und eine Beschleunigung von Entscheidungsprozessen. Das Gremium hilft dabei, die Umsetzung von Gen AI Use Cases und Initiativen innerhalb der Organisation zu beschleunigen.

Diese Best Practices bieten einen Ansatz für Organisationen, um Gen AI-Fähigkeiten nahtlos in ihr Operating Model zu integrieren. Basierend auf der umfangreichen Erfahrung von Capgemini Invent haben wir den Erfolg dieser Strategien in einer Vielzahl von Organisationen beobachtet. Um jedoch den vollen Geschäftswert von Gen AI zu erfassen, ist es entscheidend, die Spezifika jeder Organisation zu berücksichtigen. Aus diesem Grund ist ein maßgeschneiderter, nuancierter Ansatz unerlässlich. Organisationen müssen verschiedene Strategien kombinieren, um eine angepasste Organisationsstruktur zu schaffen, die ihren strategischen Ambitionen und Bedürfnissen entspricht. Durch die Schaffung eines widerstandsfähigen und effektiven Gen AI Operating Models können sie nachhaltigen Geschäftswert und Wettbewerbsvorteil sicherstellen.

Governance und Steuerung: Übergreifende Orchestrierung für strategische Ausrichtung

Die Dimension Governance und Steuerung konzentriert sich auf Mechanismen, durch die Organisationen ihre Gen AI-Initiativen aus einer übergreifenden Perspektive überwachen und orchestrieren können. Dadurch wird die Ausrichtung auf strategische Geschäftsziele und regulatorische Anforderungen sichergestellt. Diese Dimension ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Kontrolle und Maximierung der Wirkung von Gen AI-Technologien. Zu den Kernelementen gehören:

1. Ethische und regulatorische Compliance: Die proaktive Einbindung von Rechts- und Unternehmensabteilungen gewährleistet eine verantwortungsbewusste und konforme Einführung von Gen AI. Gen AI-Richtlinien und -Leitlinien, wie ein Gen AI Code of Conduct, sind unerlässlich, um das öffentliche Vertrauen zu bewahren und potenzielle rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
2. Zentralisierte Steuerung von Gen AI-Lösungen: Die Orchestrierung des Portfolios von Gen AI-Initiativen und Use Cases aus zentraler Perspektive fördert Transparenz über Gen AI-Aktivitäten innerhalb der gesamten Organisation und optimiert Ressourcenallokation. Eine zentrale Steuerungsfunktion kann Gen AI-Initiativen koordinieren, um die Ausrichtung auf strategische Unternehmensziele und die effiziente Nutzung von Ressourcen sicherzustellen.
3. Gen AI Expert Board: Die Einrichtung eines dedizierten, cross-funktionalen Entscheidungsgremiums für Gen AI-bezogene Themen schafft klare Entscheidungsverantwortung. Dieses Gremium, bestehend aus Führungskräften und Fachexperten, stellt sicher, dass Gen AI-Initiativen mit den Geschäftszielen übereinstimmen und nach ihrem potenziellen Einfluss auf die Geschäftsziele priorisiert werden.

Eine starke Governance und strategische Aufsicht sind entscheidend, um Gen AI-Fähigkeiten verantwortungsvoll und effektiv zu skalieren. Diese Praktiken stellen sicher, dass Gen AI-Initiativen mit den Geschäftszielen übereinstimmen und mit Integrität und Verantwortlichkeit ausgeführt werden.

Zusammenarbeit und Prozesse: Förderung von Agilität und Innovation

Die Dimension Zusammenarbeit und Prozesse konzentriert sich darauf, wie Teams innerhalb einer Organisation interagieren und zusammenarbeiten, um Innovation und Effizienz im Kontext von Gen AI voranzutreiben. Die Fokussierung auf agile Methoden und funktionsübergreifender Zusammenarbeit ist entscheidend, um das Potenzial von Gen AI zu maximieren. Zu den Kernelementen gehören:

1. Prozessoptimierung durch Gen AI: Gen AI bietet enormes Potenzial zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und zur Steigerung der Effizienz. Das Automatisierungspotenzial in Geschäftsprozessen (oder Prozessschritten) muss individuell für jedes Unternehmen analysiert werden. Typische Prozesse, die durch Gen AI verbessert werden können, sind jedoch in den folgenden Bereichen verankert: Kundenservice und -support, Datenanalyse und Datenvisualisierung, personalisiertes Marketing und Vertrieb, Mitarbeiterschulung und -entwicklung.
2. Klare Verantwortlichkeiten und Schnittstellen: Die Definition des richtigen Kollaborationsmodells zwischen Mensch und Gen AI mit klaren Verantwortlichkeiten ist essenziell. Die Förderung von Transparenz bei (mehrdeutigen) Schnittstellen und Übergabepunkten zwischen Gen AI und menschlichen Benutzern hilft, nahtlose Prozessabläufe zu etablieren und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu verbessern.
3. Neudefinition von Rollen: Die Neudefinition von Rollenbeschreibungen zur Ausrichtung auf Gen AI-Fähigkeiten ist unerlässlich. Dies beinhaltet die Schaffung neuer Rollen wie Data & Analystics Product Manager, die maßgeblich an der Identifizierung von Gen AI Use Cases und der Entwicklung beteiligt sind. Durch die Neudefinition der Rollen wird sichergestellt, dass die Zuständigkeiten klar sind und sich an den Gen AI-Zielen orientieren.

Eine effektive Zusammenarbeit und optimierte Prozesse sind entscheidend, um Gen AI in den täglichen Betrieb zu integrieren. Diese Praktiken stellen sicher, dass Gen AI-Initiativen nicht isoliert sind, sondern nahtlos in den breiteren organisatorischen Arbeitsablauf integriert werden.

Fähigkeiten und Kultur: Aufbau von Gen AI-Kompetenz und Förderung von Innovation

Die Dimension Fähigkeiten und Kultur konzentriert sich auf die Entwicklung der notwendigen Kompetenzen und die Förderung einer Unternehmenskultur, die die Einführung von Gen AI unterstützt. Diese Dimension ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter befähigt und motiviert sind, Gen AI-Technologien effektiv zu nutzen. Zu den Kernelementen gehören:

1. Kommunikation der Gen AI-Ziele: Die Kommunikation der Unternehmensziele und des Mehrwerts von Gen AI sowie die Ansprache von Bedenken sind wichtige Voraussetzungen, um Verständnis und Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu fördern. Führungskräfte fungieren als Vorbilder und werden ermutigt, ihre eigenen Lernerfahrungen mit Gen AI zu teilen, um ein Engagement für kontinuierliches Lernen und die Einführung von Gen AI zu demonstrieren.
2. Mitarbeiterbefähigung für Gen AI: Schulung von Mitarbeitenden für Gen AI, ihre Vorteile und potenziellen Auswirkungen auf ihre Rollen sowie ethische Bedenken durch umfassende Schulungsprogramme sind zentraler Erfolgsfaktor. Zusätzliche Befähigungsformate wie eine Prompt Academy helfen, Mitarbeitende über neue Entwicklungen zu informieren und ihnen zu ermöglichen, Gen AI in ihrem Arbeitsalltag zu nutzen.
3. Förderung einer Kultur der Offenheit: Psychologische Sicherheit wird durch die Förderung einer Unternehmenskultur der Offenheit und des Experimentierens basierend auf Unternehmenswerten geschaffen, die Mitarbeitende ermutigt, Gen AI-Lösungen zu erkunden. Gen AI Ambassadors können die Einführung und Nutzung innerhalb der Organisation fördern und als vertrauenswürdige Ansprechpartner für Mitarbeitende fungieren.

Die Entwicklung der richtigen Fähigkeiten und die Förderung einer unterstützenden Unternehmenskultur sind entscheidend für die erfolgreiche Integration von Gen AI. Diese Praktiken stellen sicher, dass Mitarbeiter nicht nur mit den notwendigen Kompetenzen ausgestattet sind, sondern auch motiviert sind, zu Gen AI-Initiativen beizutragen.

Unser Capgemini Invent-Ansatz: Minimum Viable Organization (MVO) für die Gen AI-Implementierung

Für die effektive Umsetzung eines Gen AI Operating Models, empfehlen wir den Ansatz einer Minimum Viable Organization (MVO). Eine MVO dient als erster Entwurf einer Organisation, der iteratives Testen und Anpassen ermöglicht, um sicherzustellen, dass dieser zu den und Spezifika der Organisation passt. Dieser Ansatz ist insbesondere für Gen AI Operating Models ideal, da er durch seine inhärente Flexibilität und den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung gekennzeichnet ist.

MVOs funktionieren wie Prototypen, die pilotiert, bewertet und verfeinert werden. Anstatt von Anfang an eine endgültige Organisationsstruktur zu entwerfen, erstellen wir mehrere MVOs durch einen iterativen Ansatz, um die beste Passung zu finden. Dieser Prozess beinhaltet die kontinuierliche Verfeinerung des angestrebten Operating Models für Gen AI basierend auf den Erkenntnissen und dem Feedback aus jeder Iteration. Die iterative Natur des MVO-Ansatzes ermöglicht es Organisationen, ihr Gen AI Operating Model an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass die Lösung praktisch und für ihre einzigartigen Bedürfnisse optimiert ist.

Durch die Implementierung von Pilotprojekten können Organisationen Akzeptanz und Zustimmung in der gesamten Organisation aufbauen und einen reibungsloseren Übergang zu einem vollständig integrierten Gen AI Operating Model erleichtern. Die Nutzung des MVO-Ansatzes (wie in Abbildung 3 dargestellt) ist ideal für Gen AI Operating Models, da sie die Erfolgsaussichten erhöht und sicherstellt, dass die Organisation angesichts sich entwickelnder technologischer Landschaften agil und anpassungsfähig bleibt.

Abbildung 3: Minimum Viable Organization (MVO) Ansatz

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt zum Handeln ist

Die Verzögerung bei der Implementierung eines Gen AI Operating Models könnte langfristige Konsequenzen für die Gen AI-Strategie einer Organisation haben. Hier sind einige Gründe, warum jetzt der kritische Zeitpunkt zum Handeln ist:

1. Wettbewerbsvorteil: Frühe Anwender von Gen AI erzielen erhebliche Wettbewerbsvorteile durch erhöhte betriebliche Effizienz, Innovation und Kundenzufriedenheit. Durch die Implementierung eines Gen AI Operating Models, in dem Use Cases zielgerichtet gesteuert werden, stellen Organisationen sicher, dass jede Gen AI-Initiative strategisch ausgerichtet und optimiert ist und somit einen Einfluss auf die Wertschöpfung hat.
2. Strategische Ausrichtung: Die Implementierung eines Gen AI Operating Models jetzt stellt sicher, dass Gen AI-Initiativen mit den langfristigen, strategischen Unternehmenszielen übereinstimmen. Das Aufschieben dieser Integration birgt das Risiko der Fehlanpassung und verpasster Chancen für synergetische Fortschritte.
3. Ethische Entscheidungsfindung: Eine starke Governance innerhalb eines Gen AI-Operating Models erleichtert ethische Entscheidungsfindung in der gesamten Organisation. Dies minimiert das Risiko unethischer Handlungen und stärkt die organisatorische Widerstandsfähigkeit. Die frühzeitige Einhaltung ethischer Standards schützt die Organisation vor potenziellen Fallstricken und baut öffentliches Vertrauen auf.
4. Kosteneffizienz: Die frühzeitige Anpassung des Operating Models für Gen AI minimiert das Risiko späterer Kostensteigerungen. Da Gen AI Use Cases voll funktionsfähig werden, kann die Anpassung aller Aspekte des Operating Models komplex und mühsam sein. Die frühe Einführung stellt sicher, dass sich das Operating Model reibungslos und kosteneffektiv mit den wachsenden Gen AI-Fähigkeiten entwickelt.
5. Integrationskomplexität: Die Implementierung von Gen AI-Initiativen ohne ein kohärentes Operating Model kann zu fragmentierten und ineffizienten Prozessen führen. Ein einheitliches Gen AI-Betriebsmodell stellt sicher, dass alle Initiativen nahtlos integriert werden, wodurch die Komplexität reduziert und die Gesamt Effizienz gesteigert wird.
6. Ressourcenoptimierung: Die frühzeitige Implementierung stellt sicher, dass knappe organisatorische Ressourcen auf die richtigen Initiativen ausgerichtet werden und Gen AI-Technologien effektiv genutzt werden. Eine verzögerte Implementierung kann zu Ressourcenfehlmanagement und Ineffizienzen führen, wodurch es schwieriger wird, später aufzuholen.

Fazit

Gen AI ist eine transformative Kraft, die Unternehmen zu höherer betrieblicher Effizienz, mehr Innovationskraft und zu neuen Wachstumsmöglichkeiten führt. Unternehmen, die ihr Operating Models strategisch neu gestalten und dabei die Dimensionen Organisationsstruktur, Governance und Steuerung, Zusammenarbeit und Prozesse, sowie Fähigkeiten und Kultur berücksichtigen, werden im digitalen Zeitalter erfolgreich sein. Nur mit sorgfältiger Planung, strategischer Weitsicht und einem tiefen Verständnis der Auswirkungen von Gen AI können Unternehmen die anstehenden Herausforderungen meistern. Unsere Untersuchung zeigt: Gen AI ist vielseitig einsetzbar und bietet entscheidende Vorteile.

Gen AI hat das Potenzial, die Unternehmensstrategie und -abläufe zu revolutionieren. Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, ihr Operating Model grundlegend zu ändern, um das Potenzial von Gen AI voll auszuschöpfen. Entsprechend müssen Sie sich auf die vier in diesem Artikel skizzierten kritischen Dimensionen konzentrieren, um die notwendigen Kompetenzen aufzubauen. Nur so können sie Gen AI-Lösungen in großem Umfang innovieren, einsetzen und optimieren. Diese Transformation fördert nicht nur die betriebliche Effizienz und Innovation, sondern versetzt Unternehmen auch in die Lage, sich in der sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft effektiv zu behaupten.

Vielen Dank an meine Co-Autoren Michael Greineder, Yannik Müller, Janina Faber und Rene van Meegdenburg.