Digitaler Aufbruch mit SAP S/4HANA: Mehr als ein technisches Upgrade für die öffentliche Verwaltung

Aufwendig und kostspielig eingeführte SAP-ERP-Systeme unterstützen heute in vielen Behörden sowohl geschäftskritische Finanz-, Personal- und Logistikprozesse im Zentralbereich als auch spezifische Prozesse in den Fachabteilungen.

Um die Kosten und Risiken bei der Umstellung eines so bedeutsamen Systems im Griff zu behalten, neigen viele Organisationen dazu, S/4HANA als technisches Upgrade zu begreifen und im brownfield-Ansatz umzustellen. Verstärkt wird diese Neigung dadurch, dass für viele Entscheider*innen und Mitarbeiter*innen der Wertbeitrag einer ERP-Umstellung für die Digitalisierungsziele auf den ersten Blick nicht erkennbar scheint. Bewährtes in der Verwaltungsarbeit bleibt dadurch zwar erhalten, der digitale Aufbruch jedoch wird verpasst.

Stattdessen sollte ein Ansatz gewählt werden, der es ermöglicht, nicht nur die technische Infrastruktur umzustellen, sondern auch die Möglichkeiten der neuesten ERP-Generation zur Digitalisierung der Verwaltungsarbeit entlang von fünf zentralen Zielstellungen auszuschöpfen:

Abbildung 1: Die Möglichkeiten von SAP S/4HANA unterstützen fünf zentrale Zielsetzungen bei der Modernisierung und Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

1. Digitale Prozesse für ein schnelles und effektives Verwaltungshandeln

Vor dem Umstieg sollten Prozesse mit dem neuen Funktionsumfang von S/4HANA abgeglichen und auf mögliche Abweichungen geprüft werden. Dies ist der geeignete Zeitpunkt, um bekannte Schwachstellen zu beheben und digitale Prozesslücken zu schließen. Mit einer nutzerorientierten Ende-zu-Ende-Betrachtung können Verwaltungsprozesse zudem medienbruchfrei über Verfahrensgrenzen hinweg optimiert oder neu gestaltet werden, um Fachaufgaben besser zu unterstützen und Durchlaufzeiten zu verkürzen. Wenn Abläufe zusätzlich standardisiert werden, entstehen zusätzliche Automatisierungspotenziale, die Personalkapazitäten künftig entlasten können.

2. Mitarbeiterorientierte User Experience (UX) für eine attraktive Arbeitsumgebung

Mit Fiori bietet S/4HANA eine mobilfähige Benutzeroberfläche, die die komplexen SAP-Eingabemasken durch passgenaue Fiori-Apps und Dashboards ablöst. Jegliche Anwendungen lassen sich mit dem Fiori Launchpad unter einem zentralen Einstieg vereinen und rollenspezifisch anzeigen. Diese moderne Benutzererfahrung verbessert die Arbeitsbedingungen der Endanwender in der täglichen Arbeit und unterstützt die Verwaltung damit auch bei der angestrebten Vorbildfunktion als attraktiver Arbeitgeber und in der notwendigen Personalgewinnung. Da mit S/4HANA die „alte“ SAP-GUI erhalten bleibt, kann Fiori zunächst nur für ausgewählte Gruppen, wie etwa Gelegenheitsnutzer, bedarfsgerecht eingeführt und schrittweise ausgeweitet werden.

3. Hochperformantes Datenmanagement für evidenzbasierte Verwaltungsentscheidungen

Die In-Memory-Datenbank HANA ermöglicht in Verbindung mit einem vereinfachten Datenmodell die Analyse von großen Mengen an Transaktionsdaten in Echtzeit für Simulationen, Vorhersagen und Reportings. So können operative Verwaltungsentscheidungen mit integrierten Kennzahlen während der Aufgabenerledigung unterstützt und auf einer aktuellen Informationsbasis beschleunigter getroffen werden. Die performante Auswertung bis auf Einzeldatensätze unterstützt darüber hinaus bei der Erfüllung der zunehmenden Transparenzpflicht gegenüber Staat und Bürgern. Die dadurch zunehmende Datenqualität schafft zudem die Voraussetzung für den Einsatz von digitalen Schlüsseltechnologien, wie z.B. künstlicher Intelligenz.

4. Agile Organisation für eine moderne Verwaltungskultur

Von der Umstellung auf S/4HANA sind alle Mitarbeiter aus dem jeweiligen Fachbereich und die IT betroffen. Damit werden die organisatorischen Implikationen zu einem wesentlichen Projektbestandteil und die Einbindung der Mitarbeiter zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Dies eröffnet die Einführung für zeitgemäße Arbeitsweisen und die Zusammenstellung von agilen Teams, die das Silodenken über Bereichs- und Systemgrenzen hinweg überwinden können und das Potential zu einem tragfähigen Organisationsmodell haben. Agil entwickelte Systeminkremente können darüber hinaus im Projektverlauf bereits iterativ erprobt werden und frühzeitiger in den Wirkbetrieb ausgerollt werden.

5. Zukunftsfähige Technologieplattform für eine digitale IT-Infrastruktur

Die Wartungs- und Weiterentwicklungsgarantie von S/4HANA bis mindestens 2040 schafft für Behörden eine sichere Planungsgrundlage bei immer kürzer werdenden Technologiezyklen und gewährleistet den erforderlichen Investitionsschutz bei der Umstellungsplanung. Die verschiedenen Betriebsoptionen on-Premise, cloud und hybrid ermöglichen ein flexibles Reagieren auf kommende Cloud-Entwicklungen und sichern somit die Anschlussfähigkeit behördenübergreifend ab. Darauf aufbauend kann mit den technologischen Möglichkeiten von S/4HANA der Plattform-Gedanke innerhalb der Behörde gestärkt werden, um beispielsweise im Zuge der Fachverfahrens-Modernisierung bestehende „Insellösungen“ bei konsolidierten Betriebskosten abzulösen.

Der Umstieg auf S/4HANA wird in nächsten Jahren ein Kraftakt für viele Behörden werden und die zentrale Fragestellung wird dabei sein „Wie kann die Umstellung auf S/4HANA den Weg zur digitalen Verwaltung am besten unterstützen?“. Gemeinsam mit Schlüsselakteuren aus Fach- und IT-Bereichen sollten daher die beschriebenen Digitalisierungspotentiale in einer Vorphase auf die zukünftigen Anforderungen und übergeordneten Ziele behördenspezifzisch ausgerichtet werden und in das geplante Projekt einfließen. So kann ein wertorientierter Ansatz zu der Umstellung definiert werden – wirtschaftlich, stabil und gesetzeskonform.

Lesen Sie hier welche Aktivitäten vor Projektstart für eine erfolgreiche S/4HANA-Transformation abgeschlossen sein sollten.

Haben Sie Fragen zum Einsatz von SAP S/4HANA in der öffentlichen Verwaltung? Kontaktieren Sie gerne unseren Experten Daniel Müller.

Herzlichen Dank an den Co-Autor Christoph Funk und an alle bei der Erstellung beteiligten Personen.