Compañía de energía multinacional francesa presenta las aplicaciones SAP y garantiza la innovación continua

Desafío del cliente: la empresa buscaba optimizar el ciclo de vida de sus aplicaciones, procesos y asignación de recursos de SAP, eliminar redundancias y generar ahorros de costos sustanciales con un modelo de mantenimiento de SAP financieramente competitivo y rico en funciones. 

Solución: una combinación de equipos de la empresa y Capgemini permitió el mantenimiento correctivo, evolutivo y la implementación de 43 aplicaciones SAP, mientras que Capgemini también estableció una extensa red de Centros de Excelencia (CoE) e Intercambios de Innovación Aplicada (AIE)

Beneficios: 

• Tiempo de comercialización un 25% más rápido
• Ahorro promedio del 10% en Costo Total de Operaciones (TCO)
• El tiempo de respuesta de incidentes mejoró en un 15%
• 30% de reducción en el tiempo de estimación del esfuerzo

Un modelo de mantenimiento de SAP financieramente competitivo y rico en funciones rebosante de beneficios

Una multinacional francesa de energía y servicios públicos que brinda liderazgo global en los campos de generación y distribución de electricidad, petróleo, gas natural, energía nuclear y renovable, y transición energética quería crear un modelo de mantenimiento de SAP financieramente competitivo y rico en características. Al hacerlo, la empresa buscaba que su departamento de TI optimizara el ciclo de vida de las aplicaciones, los procesos y la asignación de recursos de SAP, al mismo tiempo que eliminaba las redundancias y generaba ahorros de costos sustanciales.

El departamento de TI de la organización brinda servicios de aplicaciones de SAP para diferentes unidades comerciales en Francia, Bélgica, Luxemburgo, Alemania, los Países Bajos y el Reino Unido, y el modelo que buscaba serviría a estos clientes internos. Para ofrecer este modelo, la empresa contactó a Capgemini para centrarse en el mantenimiento de contratos, la transformación de 43 aplicaciones comerciales de SAP y un objetivo de ahorro comprometido.

Una solución integral de mantenimiento del centro de servicio de SAP de ADMnext de Capgemini

El equipo de Capgemini comenzó a trabajar en una solución de mantenimiento del centro de servicio de SAP, que utiliza la gestión económica de la cartera de aplicaciones (eAPM) de Capgemini para realizar un análisis exhaustivo del entorno de SAP existente. Luego, los socios tuvieron que lidiar con la parte más desafiante de este viaje: la transición desde el proveedor anterior. Los miembros clave del equipo de entrega tuvieron que viajar físicamente a la oficina del proveedor anterior para garantizar una entrega completa y sin problemas. Para facilitar el proceso, se implementó un programa de capacitación cultural, junto con la instalación de una fábrica de traducción que ayudó a traducir documentos en francés, alemán y holandés al inglés.

Además, aproximadamente el 70% de las aplicaciones de la empresa eran sistemas personalizados, lo que significa que el equipo tuvo que recibir capacitación en el trabajo y realizar una revisión exhaustiva de los documentos generales de la aplicación. Otro desafío clave fueron los niveles de comodidad del usuario final con la deslocalización, que se superó organizando una serie de visitas de clientes al centro de Capgemini en India. Después de esta fase de transición inicial, el equipo entró en la fase de estabilización, que se centró principalmente en la traducción, documentación y estabilización completas de los niveles de servicio. Un desarrollo clave durante esta fase fue la implementación exitosa de un modelo One Team, que aseguró que los representantes tanto de la empresa como de Capgemini trabajaran como un solo equipo durante todo el viaje. 

A lo largo de la fase de ejecución, el equipo ayudó a optimizar los procesos de la empresa con una serie de herramientas, modelos y marcos adicionales de ADMnext. Estos incluían herramientas como RaRe, iDOC y ABACUS, así como palancas de industrialización como el análisis de modo de falla (FMA), el enfoque de procesos comerciales (BPF) y el plan de mejora continua. Un éxito clave fue la implementación del ejercicio de evaluación BPF, que brindó múltiples posibilidades para la optimización de los procesos comerciales. Los KPI de TI fueron reemplazados por KPI comerciales, lo que ayudó a optimizar los procesos, ahorrar tiempo y mejorar la satisfacción comercial. Un resultado notable del ejercicio BPF fue la implementación de la herramienta de monitoreo iDOC, que ayuda a ahorrar tiempo al enviar alertas de fallas de manera proactiva a los propietarios interesados.

Además, la solución de problemas recurrentes ha llevado a una mejor disponibilidad de las aplicaciones con un tiempo de inactividad sustancialmente menor al realizar transacciones comerciales. Las alertas proactivas sobre incidentes relacionados con los procesos de pago fortalecen las relaciones con los socios comerciales y generan ahorros en multas e intereses por pagos atrasados. La automatización del sistema de nómina está mejorando la satisfacción de los empleados con datos precisos de las nóminas y evitando pérdidas de hasta 360,000 libras al año. Los bots implementados dentro del sistema SAP están reduciendo las actividades manuales y los costos relacionados, mientras que la automatización de la nómina está introduciendo un ahorro sustancial de costos legales y reducción de esfuerzos manuales. Ahora, la empresa está trabajando con el equipo de Capgemini para usar la automatización de Fiori para simplificar las complejidades de las aprobaciones de facturas de terceros.

“Durante mi visita a Mumbai, me impresionó el hecho de que los consultores y analistas de Capgemini SAP estaban trabajando en nuestros casos con la mayor dedicación en una oficina que está completamente enfocada en nosotros. Me presentaron análisis realmente interesantes sobre problemas en algunas de nuestras aplicaciones, seguidos de valiosas propuestas de acciones de mejora y futuras evoluciones de nuestros sistemas SAP”.

ADMINISTRADOR DEL CENTRO DE SERVICIOS SAP DEL CLIENTE

50 iniciativas de innovación y 29.000 usuarios en 10 países

Otra palanca clave de ADMnext utilizada fue el plan de mejora continua (CIP). CIP proporciona un marco estructurado, junto con un foro dedicado para discutir ideas al más alto nivel y desplegarlas de manera planificada. Se lanzó para incorporar pequeñas mejoras incrementales a lo largo de la fase de estabilización y posterior. Desde entonces, el CIP ha generado más de 50 iniciativas de innovación en diferentes áreas. Con el tiempo, estas mejoras han llevado a una expansión en el alcance de la asociación, que ahora incluye soporte para más de 29,000 usuarios en 10 países. En general, el enfoque colaborativo de One Team trajo los siguientes beneficios clave:

• Tiempo de comercialización un 25 % más rápido después de la implementación del modelo de flexibilidad
• Ahorro promedio del 10% en Costo Total de Operaciones (TCO)
• Apoyo en el cumplimiento de los KPI de extremo a extremo a través de una mejora integral del proceso
• Mejora en el tiempo de respuesta de incidentes en un 15% al aprovechar la herramienta RaRe
• Gestión correctiva y de cambios garantizada para todo el entorno de SAP
• Costes de mantenimiento optimizados con una serie de servicios industrializados
• Reducción del 30% en el tiempo de estimación del esfuerzo usando ABACUS
• Ahorros multimillonarios a través de la automatización de múltiples nóminas, informes de cumplimiento legal y mejoras en el proceso de inventario.

En el futuro, la empresa y Capgemini seguirán buscando nuevas oportunidades de innovación, que incluyen:

• Automatización Robótica de Procesos
• Anonimización con la herramienta Qlick Gold para cumplir con las restricciones de enmascaramiento de datos nucleares
• Minería de datos con la herramienta Celonis para identificar posibles mejoras en los procesos comerciales
• Bots de chat para optimizar la experiencia del usuario y reducir el tiempo de respuesta
• Virtualización de datos para brindar a los usuarios una forma controlada y flexible de brindar datos de SAP a usuarios comerciales que no son de SAP y otras aplicaciones.

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