Automatización financiera: volviendo a lo básico

Cuando te interesa la transformación digital, ¿cómo puedes acomodar tus procesos legados?

Otro día, otro dólar. Llegas al trabajo una mañana con una lista de tareas pendientes. Pero te llaman inesperadamente para que te presentes en una reunión; responder a uno de tus correos significa hacer una investigación histórica de transacciones; un miembro de tu equipo necesita una plática uno a uno en privado; un cliente llama, necesitando ayuda sobre un problema; y escuchas rumores de una nueva oportunidad de negocio que debe verificarse.

Lo manejas todo, pero a medida que termina el día, te das cuenta de que no llegaste a terminar con esa lista de tareas pendientes. No es el caso de que no hayas trabajado duro; tampoco es que todas esas demandas imprevistas de tu tiempo no fueran importantes. Es simplemente que las circunstancias a veces pueden desviarnos de nuestro propósito.

Sistemas legados y capas

Lo que es cierto para ti también es cierto para organizaciones enteras. Pueden perder de vista sus procesos centrales debajo de esas muchas, muchas otras capas de tareas y problemas.

Menciono esto porque en nuestro estudio, “Reimaginando las finanzas para la era digital”, observamos la automatización de las finanzas, el progreso que están haciendo muchas empresas y los beneficios que están experimentando. Muchas organizaciones están tomando la iniciativa de los “Maestros” que identificamos, pero uno de los primeros y más apremiantes problemas que deben abordar es el de sus tecnologías heredadas que respaldan los procesos legados. Cuando te embarcas en la transformación digital, nadie comienza con un sitio totalmente nuevo. Ni siquiera los Maestros.

Cada empresa ha acumulado gradualmente capa sobre capa de tecnología y procesos en su función financiera, todos ellos con un propósito, pero que tienden a oscurecer el motor, la lista de tareas pendientes, en su núcleo. Estas capas tecnológicas han creado silos y desconexiones, y la mayoría de ellos fueron y son impulsados ​​por personas.

Procesos centrales

Avanzar hacia la automatización financiera exige un replanteamiento, en el que volvemos a imaginar los fundamentos del proceso optimizados para la automatización. Es casi un punto filosófico: “Hacemos muchas cosas, pero ¿qué es lo que nos define? ¿Qué hacemos que nos hace quienes somos? “. Solo cuando nos movemos a través de las capas de tecnología legada a nuestros sistemas centrales, podemos comenzar a eliminar los obstáculos en nuestro camino hacia la transformación digital.

Entonces, el primer paso para financiar en la era digital es reinventar. El segundo es pensar estratégicamente sobre el cambio, reconociendo que hay una oportunidad significativa para operar de manera diferente. Las finanzas que transforman digitalmente le permiten interactuar con los sistemas centrales sin entrometerse en ellos. Los procesos que está agregando no los restan, sino que los automatizan, y en lugar de capas dirigidas por personas, tenemos una función central mejorada, con personas que actúan como manejadores de excepciones. El agente vinculante es el nuevo proceso: sin esto como la fuerza impulsora, es probable que los esfuerzos de automatización sean poco sistemáticos y alcancen rápidamente el límite de beneficios.

Pensando en los beneficios

La tercera etapa es pensar en resultados deseables y decir: “Conocemos la esencia de lo que hacemos. ¿Cómo puede la automatización ofrecer mejoras?

La analogía de Capgemini “Cinco sentidos de la automatización inteligente” proporciona un marco sólido a este respecto, porque las soluciones cognitivas y de automatización que estamos buscando introducir pueden mejorar la ejecución de los procesos al tiempo que optimizan los procesos para maximizar los beneficios.

“Mirar” o monitorear se trata de aprovechar al máximo la mayor cantidad de datos recopilados como resultado de la transformación digital, por ejemplo, captar señales que desencadenan una excepción al cierre del mes. “Hablar y escuchar”, o interactuar, se trata de relacionarse con los clientes y el público interno de una manera más nítida. “Actuar”, o servicio, significa canalizar el trabajo a motores automatizados para su procesamiento. “Pensar”, o analizar, se trata de aplicar técnicas de inteligencia artificial para identificar ineficiencias, tendencias y excepciones que requieren intervención humana. Finalmente, “recordar”, o conocimiento, se trata de construir una memoria corporativa de datos de procesos y transacciones de los que el sistema pueda aprender, identificar posibles mejoras y responder preguntas de empleados, clientes y proveedores por igual.

Propósito

Al dar un paso atrás y considerar estos pasos antes de tomar medidas sobre la automatización, los altos ejecutivos de finanzas pueden abordar su tecnología legada y procesar obstáculos con mucho más optimismo sobre su capacidad para superarlos. Pueden eliminar capas para revelar la esencia de su función y luego crear un modelo nuevo, completo y basado en procesos que no estén oscurecidos ni remendados.

Es un modelo reinventado en el que todo funciona para el propósito principal de las finanzas, y en el que el enfoque está firmemente (¡y finalmente!) en la lista de tareas pendientes.

Lee el informe completo “Reimaginando las finanzas para la era digital”.

Para obtener más información sobre cómo la automatización inteligente de Capgemini puede ofrecer un valor mejorado a tu función financiera, escríbenos a: connect.mx@capgemini.com